Westvlees automatiseert afdeling Westvers met Microsoft Dynamics NAV en ‘4FOOD’
“Elke productiebatch krijgt in 4FOOD een unieke code. Alle benodigde grondstoffen worden per batch ingescand en uitgewogen met de geïntegreerde weegschalen. Op die manier beschikken wij over alle gegevens om in geval van klachten controle uit te voeren in twee richtingen.”
> Contacteer IT partner Christiaens Computer Service
Bij Westvlees uit Westrozebeke worden elk uur 550 varkens geslacht, of 22.000 per week. Er heerst dan ook een grote bedrijvigheid in en rond het bedrijf. Een klein gedeelte van de geslachte dieren wordt als karkas uitgevoerd. De rest wordt eerst versneden en uitgebeend, en nog verder verwerkt en verpakt, afhankelijk van de afdeling waarvoor het vlees bestemd is. Om de activiteiten te verhogen werd eind 2007 nog een slachthuis uit Staden overgenomen.
Het bedrijf is reeds 60 jaar in handen van de familie Claeys, met minderheidsparticipaties van enkele kaderleden en twee agrarische holdings. De omzet bedraagt 213 miljoen euro en het bedrijf telt bijna 950 medewerkers. Ondanks de zeer competitieve sector kent Westvlees jaarlijks een lichte groei.
Absoluut in stijgende lijn zitten de kant-en-klaar-producten: portieproducten, vers vlees in klanten-verpakking, barbecue- en gourmetschotels, enzovoort. Voor Carrefour richtte Westvlees 25 jaar terug een aparte afdeling in waar de wetten en wensen van deze winkelketen gelden: Westvers. De situatie van Westvers is ideaal: het vlees komt rechtstreeks van het slachthuis en de koudeketting is gesloten, wat de verwerkingstijd en de versheid van de producten alleen maar ten goede komt.
Strenge normen vereisen duidelijke gegevens
De hoge capaciteit en de strenge normen op vlak van traceerbaarheid vereisen een hypermoderne IT infrastructuur waarin gegevens veilig en foutloos bewaard en snel geconsulteerd kunnen worden. Tot voor enige jaren draaide Westvers nog op een tailermade DOS-gebaseerd pakket voor magazijn-, verkoop- en productiebeheer, maar dit was dringend aan vervanging toe. Hierna volgde een ERP-pakket van een klein softwarehuis dat speciaal ontwikkeld was voor de vleessector, maar dat niet voldoende garanties bood voor de toekomst.
“Onze voorkeur ging uiteindelijk uit naar een krachtig standaard ERP-systeem met een open database-structuur, dat zich nadien zou laten aanpassen aan onze specifieke sector. Microsoft Dynamics NAV leek ons de geschikte oplossing, niet in het minst omdat het
systeem van Microsoft makelij is, wat ons garanties biedt naar toekomstige ondersteuning en innovaties”, vertelt Didier Lefere, Plantmanager van Westvers.
Christiaens Computer Service uit Passendale werd uitgekozen als implementatiepartner. “Ten eerste bevinden ze zich in onze regio, wat zeer belangrijk is in een sector als de onze, waar bij productiestilstand zo snel mogelijk moet ingegrepen worden. Uiteraard kunnen zij ook rechtstreeks vanuit hun kantoor aan ons systeem werken. 4FOOD, hun oplossing bovenop Microsoft Dynamics NAV, is speciaal ontwikkeld voor deze sector en komt tegemoet aan de normen voor tracking en tracing.”
4FOOD automatiseert alle processen
Bij Westvers moet alles snel gaan. Didier Lefere: “Wij werken zelden met voorraden. De bestellingen van Carrefour komen dagelijks binnen rond de middag, de volgende dag om 14u30 moeten de producten reeds vertrekken naar de verschillende depots.”
Inkomende bestellingen worden automatisch in Dynamics NAV ingelezen via EDI. Aangezien alle recepturen opgeslagen zijn in 4FOOD, rolt het systeem meteen alle productiedocumenten uit, en levert het inkoopvoorstellen voor de benodigde grondstoffen. Bij de receptie van de grondstoffen, ziet de medewerker op het scherm wat er die dag aan materialen moet binnenkomen.
“Bij de controle van de goederen worden de temperatuur en het gewicht gemeten. Onze weegschalen zijn geïntegreerd met 4FOOD en schrijven het gewicht weg in het systeem. Als de temperatuur afwijkt van de norm, ontvangt de leverancier daar nadien een nota over.”
Elke pallet krijgt vervolgens een label met alle info, inclusief een unieke barcode, waarna hij wordt weggezet in de koelruimte.
“Elke productiebatch krijgt in 4FOOD een unieke code. Alle benodigde grondstoffen worden per batch ingescand en uitgewogen met de geïntegreerde weegschalen. Op die manier beschikken wij over alle gegevens om in geval van klachten controle uit te voeren in twee richtingen” aldus Didier Lefere.
De afgewerkte producten worden ingescand, uitgewogen en op palletten geplaatst die voorzien worden van een barcode en een SSCC label.
Op de afdeling verzending worden die palletten
vervolgens ingelezen via RF scanners en toegewezen aan een leveringsadres. Daarna worden alle vervoersdocumenten afgedrukt.
Tot slot worden alle detailfacturen opgemaakt en
nagekeken voor de centrale boekhoudafdeling van Westvlees.
Wat biedt de toekomst?
Lefere: “Met de implementatie van Microsoft Dynamics NAV en 4FOOD is de basis gelegd voor intensieve
resourceplanning. In principe bevat het systeem alle
gegevens om na te gaan hoe lang elke opdracht duurt en met de juiste interface zouden wij perfect onze
eigen efficiëntie kunnen meten en optimaliseren.”
Ook het machinepark zou met Microsoft Dynamics NAV beheerd kunnen worden. “Op basis van de onderhoudskosten en de vervangen onderdelen, kunnen we dan analyseren of een nieuwe aankoop gunstiger is dan reparatie. Maar dat is vandaag nog geen prioriteit”, besluit Didier Lefere.
©Lemarco 2008
