Offimac implementeert oplossing voor projectopvolging op basis van Microsoft Dynamics NAV 5.0.

“Vroeger kostte het ons anderhalve dag om een cashplanning op te maken. Nu gebeurt dat in enkele seconden.”

In Hoegaarden wordt niet alleen bier gebrouwen. Deze gemeente herbergt sinds 1994 ook een hoog-gespecialiseerde onderneming. Vanparijs-Maes heeft als belangrijkste activiteit het aanbieden van technische totaaloplossingen voor eigen energie-opwekkingen (hernieuwbare energie), Power Quality (ononderbroken stroomvoorzieningen) en speciale technieken voor de uitrusting van datacenters.

Vanparijs-Maes bouwde een indrukwekkende klantenportfolio uit in de industrie (InBev, Alpro, Techspace Aero), ICT (IBM, Belgacom, Base), gezondheidszorg (AZ Salvator, RZ Sint-Trudo) en de banksector (ING, Fortis, Dexia). Voor elk probleem heeft het een oplossing in huis, van engineering over contracting, tot het aanbieden van onderhoudscontracten (SLA’s).

Kristof Hayen, Finance & Administration Manager: “Wij werken vaak met langdurige en complexe projecten. Een goede controle over de status, de cashflow en de rentabiliteit is cruciaal.”

Al kocht Vanparijs-Maes reeds vijf jaar geleden de licenties voor Microsoft Dynamics NAV, het is pas in 2008 dat alle mogelijkheden van het pakket ten volle gebruikt zullen worden.

Hayen: “Tot 2006 werden we een beetje aan ons lot overgelaten door onze toenmalige informaticapartners. Bovendien kon niemand ons een oplossing bieden voor projectbeheer die echt voldeed aan de wensen van onze kritische ingenieurs.”

In 2006 kwam Vanparijs-Maes via een accountant in contact met Offimac uit Hasselt, al 12 jaar een vertrouwde naam binnen het Microsoft Dynamics kanaal. Offimac gaf een demonstratie van Microsoft Dynamics NAV in combinatie met de zelf ontwikkelde projectmodule OffiPRO.

Kristof Hayen: “Wij konden ons hier meteen in terugvinden. Wij zijn een projectbedrijf van A tot Z. Tijdens de offertefase worden bij ons de grote lijnen van een project uitgestippeld door de verkoper. Het is pas in de latere fases van het verkoops- en implementatietraject dat de projectleiders de details van elk project uitwerken. OffiPRO volgt onze werkwijze perfect en kan bovendien de meest complexe voor- en, nacalculaties aan.”

Daarnaast stelde Vanparijs-Maes ook de flexibiliteit van OffiPRO erg op prijs. Zo moet men in een nieuwe offerte niet steeds van nul af aan beginnen, maar kan men een bestaand project ophalen om van daaruit een nieuw project op te bouwen. De demonstratie gaf Vanparijs-Maes het nodige vertrouwen en Offimac kreeg de opdracht om een analyse uit te voeren.

Analyse en prioriteiten bepalen

Hayen: “Wij stonden erop dat alle afdelingen bij de analyse betrokken werden: verkoop, projectleiding, service en financiële afdeling. Iedereen schreef zijn desiderata en prioriteiten neer: wat was echt nood-zakelijk, en wat was ‘nice to have’.”

Uit de analyse bleek dat de toenmalige versie van Microsoft Dynamics NAV niet voldeed en dat er flink wat maatwerk nodig zou zijn. Maar Offimac kwam met een alternatief voorstel dat achteraf de juiste keuze zou blijken.

Kristof Hayen: “Offimac raadde ons aan om enkele maanden te wachten op Microsoft Dynamics NAV 5.0., een nieuwe versie die standaard heel wat functionaliteiten zou bevatten die aan onze behoeftes zou voldoen. Dit hebben wij enorm gewaardeerd: Offimac stelde niet de oplossing voor die hen op korte termijn het meeste geld zou opbrengen, maar de oplossing die voor ons op lange termijn het voordeligst zou zijn.”

In juni 2007 verscheen Microsoft Dynamics NAV 5.0. op de Belgische markt, en in oktober was het pakket geïnstalleerd bij Vanparijs-Maes.

Eén geïntegreerd systeem

Microsoft Dynamics NAV is het zenuwcentrum van alle bedrijfsprocessen in de organisatie, van het beheer van opportuniteiten tot het beheer van onderhouds-contracten. Vanparijs-Maes heeft dan ook een flink aantal modules in huis: CRM, aan- en verkoop, artikel-beheer, financieel beheer, HR en natuurlijk OffiPRO, de projectmodule van Offimac.

Bij het begin van het verkoopstraject maken de verkopers offertes aan waarin de grote lijnen van het project gedefinieerd worden. Het bedrijf koos er bewust voor om op het einde van de verkoopsfase de projectleiders reeds in te schakelen; zij kunnen het project verder aanvullen met meer details. Zo verloopt de overdracht naar de implementatiefase veel vlotter.

Eenmaal het project verkocht is, vindt een eerste kick-off meeting plaats waarin een volledig dossier wordt aangemaakt met het projectbudget, betalingsvoorwaarden, onderaannemers, enz.

Artikelnummering met dropdown lijsten

De standaard artikelnummering van Microsoft Dynamics NAV voldeed niet. Vanparijs-Maes werkt immers met complexe artikelstructuren en had voor de identificatie ervan strenge regels voor artikelnum-mering. Offimac paste daar een mouw aan: telkens een medewerker een nieuw artikel aanmaakt, gaat hij doorheen een reeks contextgevoelige ‘dropdown’ lijsten, tot 7 niveaus diep. Op basis hiervan creëert het systeem dan een complex en uniek artikelnummer.

Elektronische goedkeuring van documenten

Microsoft Dynamics NAV 5.0 biedt de mogelijkheid om het goedkeuringsproces van documenten elektronisch op te volgen – een functionaliteit die bij Vanparijs-Maes ten volle benut zal worden. Aankoop-orders, inkomende facturen, uitgaande facturen,… het
elektronisch goedkeuringstraject betekent een enorme efficiëntieverbetering.

Cash planning

“In omvangrijke projecten is cash flow een belangrijke factor”, stelt Kristof Hayen. “Er gaat in de loop van het project immers cash buiten doordat je al kosten moet maken om goederen aan te kopen of onderaannemers te betalen. Anderzijds moet je ook rekening houden met cash inkomsten uit tussentijdse facturen. Wij hechten veel belang aan cashplanning, en wij leggen een groot deel van die verantwoordelijkheid bij de projectleiders. Offimac bouwde voor ons een oplossing die de projectleiders toelaat om hun cashplanning
efficiënt te beheren. Vroeger kostte het ons anderhalve dag om een cash planning op te maken. Nu gebeurt dat in enkele seconden.”

Conclusie

Kristof Hayen: “Wij stellen de proactieve houding van Offimac erg op prijs. Zij denken echt met ons mee en zoeken naar een oplossing die voor de klant op lange termijn het meeste voordeel oplevert.”

En hij besluit: “Je mag de impact van een bedrijfs-oplossing niet onderschatten en de aanvaarding door de medewerkers is cruciaal. Wij hebben dan ook alle afdelingen vanaf het begin bij het project betrokken. Wij wilden iedereen bewust maken dat je tijd moet investeren om een werkbare oplossing uit te werken die voordelig is voor iedere gebruiker.”