High availability management, WMS en ERP verhogen productiviteit bij Van Oirschot NV

“Er is een hele goede samenwerking met SPHINX-IT en wij zien onze toekomst daarom vol vertrouwen tegemoet. Hun totaaloplossingen zijn kwalitatief en toekomstgericht maar het zijn daarbij toch steeds de mensen die het verschil maken.”

Van Oirschot NV levert verwarmingsmateriaal aan professionele installatiebedrijven. Het bedrijf is ondermeer de grootste Belgische distributeur voor boilers van het merk Vaillant. Om de hoogste leveringsgraad te bereiken en de voorraadefficiëntie te verbeteren, bouwde Van Oirschot NV in 2005 een centraal logistiek centrum. Het bedrijf breidde de hardware-infrastructuur uit en voerde tegelijk een vernieuwing van haar informaticasystemen door. Dankzij de optimale integratie tussen soft- en hardware en de nieuwe logistieke infrastructuur is het bedrijf in staat om haar succesvolle groei te ondersteunen.

Het Antwerpse Van Oirschot NV is sinds haar ontstaan in 1967 in handen van de familie Van Oirschot. Afgevaardigd bestuurder Sven Machielsen leidt samen met zijn vrouw Ann Van Oirschot het bedrijf dat 60 werknemers telt. Van Oirschot NV bezit haar eigen transportdienst bestaande uit een tiental vrachtwagens. De groothandelsactiviteit ging van start in Ekeren met een magazijn van 300 m2. In de loop der jaren verhuisde het bedrijf naar Wijnegem om later uit te breiden met bijkomende verkoopsfilialen in Lokeren en Houthalen. In 2001 werd Pal Therm NV uit Herentals overgenomen. Ondertussen blijft Van Oirschot NV haar netwerk uitbouwen om de groeipolen Vlaams-Brabant en Limburg te bevoorraden.

Verschillende softwaretoepassingen

Een eenvoudig facturatieprogramma was de enige informatisering bij Pal Therm NV. Artikelprijzen en condities werden opgezocht in de leverancierscatalogus en nadien manueel op de factuur toegevoegd. Van Oirschot NV stond op dat vlak al een stuk verder. Vanaf de beginjaren werd de administratie beheerd in een Unix-gebaseerd computerprogramma, geleverd door “Wim Dhont Computersystemen” (in 2005 overgenomen door SPHINX-IT), waarin gebruik werd gemaakt van een volledige kortingstructuur. Automatisch bestellingen plaatsen bij de leverancier was ook reeds mogelijk.

Na de overname van Pal Therm NV besliste Van Oirschot NV om het Unix-programma in alle filialen te implementeren, waarbij ook de bestaande infrastructuur op één centrale plaats (Wijnegem) werd gelokaliseerd. Op dat moment werden alle gegevens in één systeem opgeslagen en werd Pal Therm NV ondergebracht onder de bedrijfsnaam Van Oirschot & Co NV.

Opslagcapaciteit

Door de stelselmatige uitbreiding van de filialen werd duidelijk dat er teveel voorraad op verschillende locaties lag. Na een grondige studie door een externe consultant in samenwerking met SPHINX-IT, werd een voorstel uitgewerkt voor de implementatie van een WMS. Er werd beslist om alle stock te centraliseren in een nieuw logistiek centrum van 8.500 m2 in Herentals, van waaruit voortaan alle leveringen en ook de bevoorrading van de eigen filialen zouden gebeuren.

Van Oirschot NV stelde een lastenboek samen en evalueerde een aantal leveranciers en partners. Machielsen: “Na enkele mindere ervaringen met andere partijen zijn we bij SPHINX-IT gebleven. Heel wat aanbieders van WMS pakketen bleken niet in staat om een koppeling te voorzien met ons oude Unix systeem, voor ons een noodzakelijke voorwaarde in het kader van de voorziene gefaseerde invoering van een nieuw WMS en ERP systeem. Wij zagen ook al heel snel de voordelen in van Microsoft Dynamics NAV, dat uitgebreide Warehouse Management functionaliteiten omvat. Vooral de eenvoudige structuur en de sterke integratie van de modules voor verkoop, inkoop, WMS en accounting bevielen ons.”

Efficiëntie in het magazijn

De bouw van het centraal magazijn ging van start in 2005, de WMS implementatie volgde een aantal maanden later. Om de omschakeling voor de medewerkers niet te moeilijk te maken, werd beslist om voorlopig enkel SPHINXwms (de WMS oplossing van SPHINX-IT op basis van Microsoft Dynamics NAV) te implementeren, gekoppeld met Unix. Nadien zou de implementatie van alle andere NAV modules gebeuren. Het nieuwe magazijn werd in augustus 2006 in gebruik genomen en vanaf de eerste dag gebeurde de volledige aansturing met SPHINXwms.

“Op logistiek vlak stonden we voor een aantal uitdagingen”, aldus Sven Machielsen. “In Unix was er geen centraal stockbeleid waardoor het stockbeheer bemoeilijkt werd. We wilden inzicht krijgen in de volledige logistieke flow om die daarna perfect te implementeren zodat al onze mensen 100% deze flow volgen. Dit verhaal hebben we volledig kunnen uittekenen met onze logistieke consultant en SPHINX-IT.”
SPHINXwms genereert automatisch bestelvoorstellen. Bij ontvangst worden alle goederen voorzien van een barcode (license plate) en gescand, om ze vervolgens op een vaste locatie te stockeren in het magazijn of op een variabele bulklocatie. Dit proces verloopt volledig gestuurd en garandeert tevens 100% traceerbaarheid in alle fasen van het logistieke proces.

Elk order wordt uitgesplitst in vijf verschillende picking zones: ‘grote stukken’, ‘radiatoren’, ‘ventilatiemateriaal’, ‘gereserveerde goederen’ en ‘klein materiaal’. Na het afwerken van elke deel-pickopdracht, stelt de scanner automatisch een shiplocatie voor. De magazijnier scant de barcode van de shiplocatie en stelt alle onderdelen van het order samen op één en dezelfde shiplocatie.

De bevoorrading van de filialen gebeurt vanaf het begin volledig automatisch. Elke avond vergelijkt het systeem de voorraad van de filialen met de ingestelde minimumvoorraad. Vervolgens wordt per artikel de bestelhoeveelheid per filiaal nagekeken, al dan niet afgerond op volle verpakkingseenheden. Daarna genereert het systeem de pickopdrachten. In de loop van de volgende dag worden de filialen bevoorraad.

Sinds het live gaan van de SPHINXwms toepassing in 2006 zijn er constant verbeteringen aan het systeem aangebracht en werd ook probleemloos gemigreerd van NAV 4.0 naar NAV 5.0. Tenslotte werd in de zomer van 2009 de tweede fase gerealiseerd: de overzetting van alle aan- en verkoopprocessen en de financiële verwerking naar Microsoft Dynamics NAV, met een volledig behoud van de leveringshistoriek. Van Oirschot NV heeft nu meer dan ooit greep op het aankoop-, verkoop- en financieel beheer en kan op basis van de rapporteringtools haar commerciële en logistieke processen optimaliseren.

Machielsen: “In Microsoft Dynamics NAV heb ik nu zicht op realtime cijfers en beschik ik over veel nieuwe functionaliteiten die in Unix niet bestonden: het koppelen van documenten aan verschillende stadia in het aankoopproces, werfbeheer, uitgebreide opzoekmogelijkheden, enz.”

Nieuwe hardware infrastructuur

Door de implementatie van SPHINXwms en Microsoft Dynamics NAV was er nood aan nieuwe hardware. Van Oirschot NV had niet de know-how in huis om dit zelf te realiseren. “We waren op zoek naar een partner om de uitvoering van de hardware infrastructuur te begeleiden en nadien te onderhouden. SPHINX-IT kende niet alleen onze omgeving heel goed, zij hebben ook een gedegen kennis en sterke ervaring in soortgelijke projecten. Wij werken sinds jaar en dag met hardware van Fujitsu Siemens en zijn daar zeer tevreden over. Dat SPHINX-IT een Fujitsu Technology Solutions Certified Partner is, beschouwen wij als een extra troef”, aldus Machielsen.

SPHINX-IT zette een volledige rack infrastructuur op van Fujitsu Technology Solutions in het datacenter in Herentals en installeerde onder meer Windows Small Business Server 2003, File Print and Backup Server, Windows Terminal Servers, Database server en Database Mirroring Server. Recent werden enkele van deze servers gemigreerd naar Windows Server 2008. “Om beveiligingsredenen en om downtime tegen te gaan, zijn alle servers full redundant uitgerust en aangesloten op meerdere energievoorzieningen. Wij zijn heel tevreden over de snelle werking van de nieuwe Terminal Server 2008 met zijn remote applications”, getuigt Machielsen.

Omdat de gebruikers continu verbonden moeten zijn met de kritische bedrijfstoepassingen, zelfs in geval van een netwerkuitval of -onderbreking, besliste Van Oirschot om uit te breiden naar High Availibility management, zodat bij een uitval van een server een andere onmiddellijk overneemt.

“Het kostenplaatje van één uur ongeplande downtime wordt voor ons bedrijf geraamd op 10.000 euro en dat vermijden we nu via database mirroring: een exacte kopie van een originele transactie server als beveiliging tegen technische defecten”, vertelt Machielsen. “Tape was sinds de begindagen van de gegevensverwerking ons favoriete back-upmedium. Nu zijn we overgeschakeld op een back-up and disaster recovery oplossing met onsite en offsite backup; een investering die elk bedrijf zou moeten overwegen.”

De kwaliteit en stabiliteit van de infrastructuur is er aanzienlijk op vooruitgegaan, wat ook de eindgebruiker merkt. Medewerkers kunnen zich nu ook draadloos op het netwerk aanmelden en van thuis uit werken.

Toekomstplannen

“Selfservice scanning in alle afhaalmagazijnen kan een volgende stap zijn om onze klanten nog beter te bedienen”, vindt Sven Machielsen. “Het systeem geeft de mogelijkheid om de klant zelf de goederen uit de rekken te laten nemen en te scannen. Aan de kassa gebeurt dan enkel nog een controle van de gescande artikelen.”

“Het uitwerken van Vendor Managed Inventory met enkele van onze leveranciers kan resulteren in lagere voorraadkosten en een betere voorraadrotatie, samen met een betere leveringsgraad.”

Van Oirschot heeft veel vertrouwen in zijn informaticapartner. Sven Machielsen: “Er is een hele goede samenwerking met SPHINX-IT en wij zien onze toekomst daarom vol vertrouwen tegemoet. Hun totaaloplossingen zijn kwalitatief en toekomstgericht maar het zijn daarbij toch steeds de mensen die het verschil maken.”