Microsoft Dynamics AX: een goed geoliede technologie voor machinebouwer Soenen

“De hele firma was ondertussen vertrouwd met Office en Outlook en we wilden bijgevolg een
ERP-pakket dat een maximale integratie zou bieden met deze Microsoft toepassingen.
Zo kwamen we Ad Ultima en Microsoft Dynamics AX op het spoor.”

Machinebouwer Soenen uit Roeselare, ondervindt met zijn sterke specialisatie in nicheproducten voor de metaalnijverheid weinig hinder van concurrentie. Sinds de oprichting in 1924, door de grootvader van de huidige zaakvoerder, is de activiteit van de onderneming grondig gewijzigd. Oorspronkelijk een toeleverancier in mechanische onderdelen voor de kleine machinebouwers, evolueerde Soenen nog voor de tweede wereldoorlog tot producent van standaardmachines voor de metaalnijverheid: plooibanken, scharen, excenter persen, … . In de jaren zeventig, onder druk van de toenemende concurrentie uit binnen- en buitenland, koos Soenen resoluut voor maatwerk oplossingen. Een keuze die vandaag de juiste is gebleken.

soenen

Bruno Soenen, zaakvoerder, licht het gamma toe: “Wij produceren ondermeer perforatiepersen, ponslijnen voor het chassis van vrachtwagens, transformatorlijnen voor het snijden en stapelen van transformatorplaten en machines voor zeer specifieke toepassingen. Ook de stuureenheden worden hier ontwikkeld door Soenen Controls. 95% van onze machines zijn bedoeld voor de export en vrijwel alle grote namen in de sector werken met Soenen: DAF, Volvo, Iveco, ABB, Joris Ide, Avasco, … .”

Soenen telt in Roeselare ruim 100 medewerkers, en heeft verder 22 medewerkers in de Servische vestiging en nog eens 5 bij Soenen Azië. Waar Soenen in 2006 nog een omzet van 13 miljoen Euro realiseerde, wordt eind 2008 een omzet van 20 miljoen Euro verwacht, mede door uitbreidingen in Servië.

De zoektocht naar een geschikt ERP-pakket

Vanaf de jaren tachtig tot eind de jaren negentig werkte Soenen met op maat geschreven software, die draaide op een Siemens mainframe. “Op zich werkte dit systeem wel naar behoeven, maar naarmate het jaar 2000 naderde, kregen we schrik voor de ‘millenium bug’. We zijn toen halsoverkop overgeschakeld op het ERP-pakket van Baan, maar dat raakte niet op tijd klaar, zodat de oude software parallel bleef draaien. Het pakket van Baan was bovendien niet gebruiksvriendelijk, het prijskaartje voor het onderhoud groeide snel en de firma bood weinig toekomstperspectieven door de vele overnames”, getuigt Bruno Soenen.

En hij vervolgt: “Daarna besloten we iets te zoeken in de lijn van Microsoft. De hele firma was ondertussen vertrouwd met Office en Outlook en we wilden bijgevolg een ERP-pakket dat een maximale integratie zou bieden met deze Microsoft toepassingen. Via Savaco, de leverancier van ons 3D-tekenpakket, kwamen we Ad Ultima en Microsoft Dynamics AX op het spoor.”

Projectopvolging met Microsoft Dynamics AX

Ad Ultima, de Microsoft-specialist met hoofdzetel te Wevelgem, implementeert reeds vele jaren sectorspecifieke oplossingen op basis van Microsoft Dynamics AX. Metaalnijverheid en machinebouw zijn slechts één van hun specialiteiten.

Business Consultant Stefaan Van Cauwenberghe heeft zelf meerdere jaren bij Soenen gewerkt en heeft de implementatie op de voet gevolgd. “Bij Soenen werd ondermeer de projectmodule van Microsoft Dynamics AX geïmplementeerd. Voor elke nieuwe machine of interventie wordt een nieuw project opgestart. De eerste stap is meestal tekenwerk, waarna de stuklijst van het teken-bureau ingelezen wordt in Microsoft Dynamics AX. Pas dan kan gestart worden met de werkvoorbereiding. Hieruit volgt ofwel een opdracht voor de aankoopafdeling, ofwel voor de productie.”

De aankoopafdeling beschikt over de UltimAX RFQ module voor prijsaanvragen en automatische aankoopvoorstellen.

De productie op de werkvloer wordt opgevolgd met behulp van een barcodesysteem dat de gepresteerde uren per project registreert en waarmee routestappen worden afgemeld. “In de loop van het project kan worden nagegaan hoeveel tijd en kosten de bouw van de machine reeds vergde. Deze tussentijdse nacalculatie werd specifiek voor Soenen ontwikkeld”, weet Stefaan Van Cauwenberghe.
Soenen beschikt ook over een handige module voor onderaanneming, die toelaat om zeer flexibel bepaalde taken toe te wijzen aan een externe partij. Hiertoe stelt de module zelf orders voor aan de aankoopafdeling.

Toekomstplannen

Het systeem, dat sinds april 2006 live is, telt vandaag 25 gebruikers in Roeselare en de opzet in Servië is ondertussen volop aan de gang. Recent migreerde Soenen naar de nieuwe versie, Microsoft Dynamics AX 4.0. Bruno Soenen: “Een aantal vernieuwingen die we wilden invoeren, waren ondertussen standaard in de nieuwe versie. We hebben de migratie vooral doorgevoerd om de vestiging in Servië beter te kunnen bedienen.”

In 2008 is ook nog de opstart van een planningmodule voorzien. Stefaan Van Cauwenberghe: “Nu wordt er op tekenniveau een grove planning opgesteld, die in elke afdeling met eigen middelen wordt uitgewerkt. Bedoeling is om binnenkort een overkoepelende planning te realiseren over alle afdeling heen, met een detailplanning per afdeling. Zo blijven alle tussenstappen gelinkt aan een groter geheel.”

Verdere uitbreidingen zullen zich voordoen in het magazijn : met behulp van ‘warehouse scanning’ zal het stockbeheer efficiënter verlopen en worden de menselijke fouten geminimaliseerd.

Over de samenwerking met Ad Ultima

Bruno Soenen: “Met Ad Ultima is het aangenaam en vlot samenwerken; leuk meegenomen was het feit dat Stefaan vele jaren bij ons gewerkt heeft. De ervaring die Ad Ultima doorheen de jaren heeft opgedaan in andere productiebedrijven, maakt dat zij als implementatiepartner veel revolutionaire ideeën hebben aangebracht. Zelf waren we daar misschien nog niet klaar voor, maar voor ons
betekent het reeds een groot verschil met vroeger dat er nu ruimte is voor optimalisatie en dat we met deze flexibele software überhaupt toekomstdromen kùnnen koesteren.”

“We hebben ondertussen ook een fulltime medewerker onder de vleugels genomen die zich in het systeem inwerkt en binnenkort zal instaan voor de volledige opvolging en het onderhoud. Iets waarvoor we vroeger steeds afhankelijk waren van derden. Ad Ultima werkt overigens ten volle mee aan deze kennisoverdracht,” besluit Bruno Soenen voldaan.