Robberechts versnelt bedrijfsprocessen dankzij geslaagd ERP-project

"De extra modules die Ad Ultima voor Microsoft Dynamics ontwikkelde, bieden toegevoegde waarde voor de standaardoplossing van Microsoft."

Robberechts is een familiebedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen, fabriceren en verhandelen van kantoormeubilair, brandkasten en maatproducten in plaatstaal. Om professioneler te kunnen werken en de groei te ondersteunen, wou de firma een performant en geïntegreerd ERP-pakket installeren. Een eerste automatiseringsproject liep uit op een grote ontgoocheling, zodat Robberechts op zoek ging naar alternatieve software. Deze keer werden aan de potentiële partners strikte eisen gesteld. Na een intensief voortraject ging Robberechts in zee met Ad Ultima.

Het Turnhoutse familiebedrijf Robberechts is gespecialiseerd in het ontwerpen, fabriceren en verhandelen van kantoormeubilair, brandkasten en maatproducten in plaatstaal. De groep Robberechts telt zo'n 130 werknemers, waaronder 100 arbeiders. De firma is steeds op zoek naar manieren om efficiënter te kunnen werken. Daarom wordt zo veel mogelijk geautomatiseerd, zowel op het vlak van de productiemachines als wat de informatica betreft. Robberechts wilde daarom investeren in een efficiënt ERP-pakket voor de automatisering van de aankoop en verkoop, de boekhouding en de productieaansturing. De software moest worden gebruikt door 16 bedienden.

Eerste ERP-project mislukt

In 2000 deed men een eerste poging. "Het project was een ramp. Het systeem was stroef. De productiemodule werd zelfs nooit geïmplementeerd", vertelt afgevaardigd bestuurder Olivier Robberechts. "Daarom beslisten we om een pauze te nemen en in 2007 om alternatieven te bekijken. Een van de voorstellen kwam van Ad Ultima, met Microsoft Dynamics AX. Om een tweede teleurstelling te vermijden, hebben we aan de verschillende kandidaat-partners een uitgebreid eisenpakket voorgelegd. Zo moesten ze ons, op basis van onze processen, demo's op maat geven. Bovendien wilden we dat degene die de demo's zou geven, achteraf ook de projectleider zou zijn. De demosessies groeiden op die manier uit tot omvangrijke workshops, die ons de kans gaven om te zien of de voorgestelde oplossing werkelijk voldeed aan onze behoeften", legt Olivier Robberechts uit.

Zowel de firma Robberechts als de verschillende kandidaat-parners stopten heel wat tijd in het voortraject. De keuze viel uiteindelijk op Ad Ultima, dat als extra troef een kantoor in de regio heeft. "Ad Ultima had een zeer goede kijk op onze problematiek en slaagde erin om maximaal tegemoet te komen aan onze eisen", verklaart Olivier Robberechts. "De UltimAX modules die Ad Ultima voor Microsoft Dynamics AX ontwikkelde, bieden toegevoegde waarde voor de standaardoplossing van Microsoft. We zijn bovendien binnen het budget en binnen de voorziene termijn gebleven. In april 2007 tekenden we het contract en amper een half jaar later draaide de oplossing al."

Grondige voorbereiding en goede communicatie

"Heel wat ERP-projecten mislukken door een gebrek aan voorbereiding en slechte communicatie. In ons geval waren er echter geen valkuilen meer voor beide partijen", zegt Marc Minne, sales en marketing manager bij Ad Ultima. "We kozen bovendien voor een beperkt team aan beide kanten - twee mensen van Ad Ultima en drie van Robberechts. Zo konden we vlotter samenwerken, zodat we de streefdatum van 1 januari hebben gehaald."

De aanpak van Ad Ultima was zeer didactisch. Elke week waren er drie dagen opleiding voorzien die bestonden uit twee grondig voorbereide sessies. De deelnemers kregen daarvan meteen een rapport. "Het was een heel intensief traject. Toch slaagde Robberechts erin om telkens diezelfde mensen vrij te maken, hoewel ze al drukbezet waren", aldus Marc Minne.

Kennis doorgeven aan collega's

De implementatie verliep vlekkeloos, zodat alles in één keer kon worden overgeschakeld. Robberechts organiseerde zelf een interne opleiding voor de gebruikers. "Onze consultants leiden zelf de belangrijkste gebruikers op tot ze de toepassing onder de knie hebben", zegt Marc Minne. "Daarna geven zij hun kennis door aan hun collega's. Het voordeel van die werkwijze is dat ze ook achteraf de vragen van de eindgebruikers grotendeels zelf kunnen oplossen, zonder onze hulp."

De eerste twee maanden nadat Robberechts de nieuwe software in gebruik nam, kwamen de mensen van Ad Ultima nog een dag per week langs. Daarna werd dat een dag per maand. "Er zijn echter geen concrete problemen, maar we willen steeds meer uit het pakket halen", verklaart Olivier Robberechts. "Er komen ook nog nieuwe projecten bij, vooral voor het koppelen van de software aan nieuwe productiemachines. Zo kunnen we vanuit Microsoft Dynamics AX opdrachten naar de machines sturen."

Snel informatie zoeken

De gebruikers van het nieuwe systeem zijn alvast erg tevreden. Informatie zoeken gaat nu veel eenvoudiger en sneller. De gebruikersinterface is zeer gemakkelijk aan te passen aan de behoeften en wensen van de gebruiker. "Ook rapporten maken is zeer eenvoudig, met een snelle link naar de andere Microsoft-producten ", zegt Olivier Robberechts. "Zo zijn de snelkoppelingen veelal dezelfde als in Office. Dat is erg handig, zeker voor de gebruikers die veel informatie moeten invoeren."

De interne bedrijfsprocessen bij de firma Robberechts lopen een stuk sneller dankzij de automatisering. "We kunnen nu 20 tot 30 procent sneller de bestellingen invoeren, rapporten opstellen, of de facturatie afhandelen", zegt Olivier Robberechts. "Dat betekent een enorme besparing."

Geen instructies op papier meer

De bedrijfsprocessen verlopen niet alleen sneller, maar ook veel correcter, meer betrouwbaar en professioneler. Vroeger werden nog vaak instructies doorgegeven in Microsoft Excel of op papier. Dat is nu verleden tijd. Dankzij die automatisering is achteraf ook alles te traceren. "We hebben nu minder stress op de werkvloer, onder meer omdat we beter weten wat we in voorraad hebben", aldus Olivier Robberechts. "De klanten zijn meer tevreden doordat we sneller en meer accuraat kunnen leveren. Ze kunnen ook snel informatie krijgen over hun orderstatus en de verwachte leveringsdatum. Dat kan hun contactpersoon meteen opzoeken in het ERP-systeem, terwijl hij vroeger eerst moest telefoneren naar het magazijn."

Het hoofddoel van het ERP-project bij Robberechts is dus bereikt. De productieaansturing is geautomatiseerd en de firma werkt efficiënter en professioneler. "We moeten de productie altijd verbeteren en automatiseren op alle vlakken", zegt Olivier Robberechts. '"Met Microsoft Dynamics AX en met Ad Ultima als partner kunnen we die ambitie waarmaken."