De opbouw van een stand van zaken

"Dat RealDolmen zelf een projectgeoriënteerd bedrijf is, heeft ongetwijfeld bijgedragen tot het wederzijdse begrip. Hun specialisten en onze eigen werkgroep zaten onmiddellijk op dezelfde golflengte en zijn ondertussen een hecht team geworden."

Primo group is het grootste evenementen- en communicatiebureau in België, maar kleurt ook ruim buiten de landsgrenzen.

Het bedrijf haalt vandaag met 100 medewerkers (waarvan 45 vaste) een omzet van 16 miljoen euro.

Haar klanten zijn middelgrote en grote bedrijven, waaronder de Europese Commissie, ING en Maison de la France.

Van standenbouwer tot ‘event & communication integrator’

In het verleden was primo group louter actief als standenbouwer en verhuurder van displays. De laatste jaren heeft het bedrijf zijn takenpakket uitgebreid.

Claude Rella, Sales & Marketing Director bij primo group, licht toe: “Primo group heeft een aantal activiteiten van een klassiek communicatiebureau op zich genomen en is daarmee uitgegroeid tot een volwaardige ‘event & communication integrator’. Naast standenbouw, verhuur van displays en de organisatie van evenementen, verzorgen wij ook de volledige communicatie rond evenementen.”

Zo kon primo group de laatste vijf jaar standhouden en zelfs groeien, terwijl vele kleine collega’s door de dalende conjunctuur uit de markt gespeeld zijn. Door het succes is de huidige hoofdvestiging in Jette ondertussen te klein geworden: eind 2008 is de verhuis gepland naar een gloednieuwe vestiging.

Internationaal

Primo group maakt deel uit van het OSPI-netwerk en kan zo samenwerken met andere bedrijven uit de sector om projecten in de hele wereld uit te voeren. Ter ondersteuning van de verkoop en het project management in de UK, beschikt primo group over een kantoor in Londen.

Analyse op twee niveaus

Ondanks de groei werkte primo group nog steeds als een KMO. Maarten Francq, interne projectleider bij primo group, getuigt: “Er waren geen formele processen gedefinieerd en de functieomschrijvingen van de medewerkers waren onduidelijk. Verschillende gedecentraliseerde IT-systemen remden onze groei af en leidden tot nodeloos veel manueel werk. Zo gebruikten we Lotus Domino voor projectbeheer, een maatwerktoepassing voor aankoop- en voorraadbeheer en daarnaast was er een wildgroei aan Word-, Excel- en Accessbestanden.” Daarom besliste het management begin 2006 om een analyse te laten uitvoeren van de bestaande bedrijfssituatie en IT-applicaties.

RealDolmen: de juiste keuze

Primo group koos niet zonder reden voor RealDolmen voor de analyse en de daarop volgende conceptuele uitwerking van de organisatie en de implementatie van het nieuwe ERP-systeem. “RealDolmen deed echt moeite om zich te verplaatsen in onze complexe problematiek en specifieke werkwijze. Onze deadlines zijn zeer strikt. Wanneer een onderdeel ontbreekt bij de opbouw van een evenement, kan je de klant niet om uitstel vragen. Neen, dat onderdeel moét gewoon op tijd ter plaatse zijn”, aldus Maarten Francq. “Dat RealDolmen zelf een projectgeoriënteerd bedrijf is, heeft ongetwijfeld bijgedragen tot het wederzijdse begrip. Hun specialisten en onze eigen werkgroep zaten onmiddellijk op dezelfde golflengte en zijn ondertussen een hecht team geworden.”

Maarten Francq: “Je kan geen oplossing uitwerken zonder eerst een diagnose uit te voeren. We wilden een helder rapport over de huidige situatie in het bedrijf, zowel op IT-niveau als op organisatorisch niveau. Bovendien stonden we open voor een nieuwe visie en waren we bereid om te veranderen.”

Deze analyse dwong primo group ook tot het definiëren van functieomschrijvingen. “Vroeger voerde iedereen wel eens activiteiten uit die niet tot zijn kerntaken behoorden. Nu hebben wij voor elke medewerker een exacte jobomschrijving vastgelegd, zodat vandaag iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.”

Eind juni 2006 legde RealDolmen het rapport voor aan primo group. “Om onze reorganisatie in de praktijk om te zetten was een nieuw informatiesysteem nodig. En tegelijk was de implementatie ervan niet mogelijk zonder een herziening van de bedrijfsprocessen.”

500 verbeterpunten

“27 interviews en diverse workshops resulteerden in een lijst met 500 verbeterpunten. In een eerste fase werden die herleid tot 50 en daarna nogmaals gefilterd. Zo kwamen we tot zes kritieke punten op het gebied van boekhouding, voorraadbeheer en projectbeheer, die de hoogste prioriteit moesten genieten”, vertelt Maarten Francq.

Verwachtingen

Primo group stelde twee belangrijke verwachtingen aan hun nieuwe applicatie.
Eerst en vooral moest het één centraal standaardsysteem worden met voorspelbare kosten. Bovendien moest de oplossing schaalbaar zijn en eventuele toekomstige uitbreidingen kunnen opvangen.

Standaardiseren en upgraden

Met de correcte analyse had RealDolmen het vertrouwen gewonnen van primo group. Daarom werd opnieuw beroep gedaan op deze partner voor de realisatie van het systeem.

In een eerste fase voerde RealDolmen een migratie door naar het Microsoft-platform. Een upgrade van de bestaande hardware ging gepaard met de vervanging van Lotus Domino door Microsoft Exchange en met de implementatie van Microsoft Office SharePoint Server en Microsoft Office 2007.

Tegelijk werden de financiële modules van Microsoft Dynamics AX 4.0 succesvol in dienst genomen. “Een ERP-project implementeren is een complexe zaak. Een geschikte informaticapartner is hierbij cruciaal”, aldus Maarten Francq.

Zicht op voorraden

Een tweede fase bestond uit het live brengen van de modules voor aankoop– en voorraadbeheer. “Een enorm voordeel”, aldus Maarten Francq. “Nu hebben we eindelijk zicht op onze voorraad en zijn we verlost van manuele tellingen. Zo winnen we jaarlijks minstens twee werkweken terug. Bovendien besparen we op onze voorraadkost: we kunnen nu eindelijk zien welke artikelen geen rotatie vertonen en deze herwerken tot nieuwe producten of gepast recycleren.”

RealDolmen implementeerde ook een PSA-module (Professional Service Automation), die instaat voor de projectopvolging, de controle op het materiaalverbruik en het beheer van de specifieke verhuurproblematiek rond displays.

Microsoft Dynamics AX en Sharepoint

Het vroegere intranet werd vervangen door SharePoint: voortaan beschikt iedere afdeling over haar eigen publieke en interne webpagina’s binnen het bedrijf. Het voordeel: documenten worden centraal bewaard, zodat iedereen over de juiste versie beschikt.
Bovendien kunnen de medewerkers nu dankzij Microsoft Dynamics Enterprise Portal buiten het kantoor toegang krijgen tot het projectsysteem, waardoor de VPN-installatie vrijgehouden wordt voor de thuiswerkers.

Conclusie

Maarten Francq: “Wij hebben ons de omschakeling naar Microsoft Dynamics AX nog niet beklaagd. De implementatie heeft bijgedragen tot de stroomlijning van onze processen en heeft ons verplicht om in alle afdelingen van de organisatie dezelfde taal te spreken: verkoop, design, project management en productie werken nu veel beter met elkaar samen.”

“De belangrijkste bijdrage van RealDolmen in het project was dat zij naast hun expertise als IT-partner, ook bijzondere aandacht schonken aan de bedrijfsprocessen.”

Primo group kijkt nu al uit naar een verdere uitbreiding van de ERP-oplossing. “Wij willen de CRM-module intensief gaan gebruiken en ook de uurregistratie van de medewerkers volledig in Microsoft Dynamics AX beheren”, besluit Maarten Francq.