Boter bij de vis bij Pittman Seafoods met Microsoft Dynamics NAV

“Medewerkers stellen het op prijs dat ze zelf heel gemakkelijk informatie uit het systeem kunnen halen. Bovendien kunnen ze met één muisklik gegevens exporteren naar Word of Excel.”
Kris Verweirder, Internal Controller bij Pittman Seafoods.

> Contacteer IT partner Christiaens Computer Service

Pittman Seafoods uit Zeebrugge verwerkt jaarlijks zo’n zes miljoen kilogram aan vis- en schaaldieren. Omdat de bestaande beheersoplossing niet meer voldeed aan de behoeftes van het bedrijf, diende Pittman Seafoods op zoek te gaan naar een nieuw informaticasysteem.

Christiaens Computer Service implementeerde er 4FOOD, een module voor de voedingssector bovenop Microsoft Dynamics NAV. Dit biedt de medewerkers van Pittman Seafoods niet alleen veel gemakkelijker toegang tot de nodige bedrijfsinformatie, maar laat ook een veel nauwkeuriger berekening toe van de reële verkoopmarges dankzij een uitgebreide kostprijsberekening en wisselkoersbeheer.

Pittman Seafoods, in 1990 gestart als eenmanszaak in Zeebrugge, is met 21 werknemers en een omzet van 31 miljoen euro uitgegroeid tot een belangrijke verdeler van diepgevroren vis- en schaaldieren. Naast distributie heeft Pittman Seafoods ook een niet onbelangrijk deel productieactiviteiten: op 3 productielijnen worden visblokken en visfilets verzaagd en herverpakt. Het bedrijf verwerkt zo’n 6 miljoen kilogram per jaar; alles samen vertegenwoordigt dit ongeveer 800 artikelen, verdeeld over 50 product-categorieën. Pittman Seafoods telt zo’n 400 actieve klanten: voornamelijk industriële bedrijven, foodservice, groothandelaars en retailbedrijven.

Concorde XAL

In het verleden werkte Pittman Seafoods met Concorde XAL, de oplossing van het vroegere Damgaard uit Denemarken. Het pakket bleek echter niet meer te voldoen aan de IFS (International Food Standard) normering die Pittman Seafoods wilde naleven. Ook het FAVV (Federaal Agentschap voor Voedselveiligheid) legt aan voedingsbedrijven steeds strengere eisen op wat traceerbaarheid betreft.

Bovendien bood Concorde XAL slechts beperkte functionaliteiten voor wisselkoersbeheer, wat het voor Pittman Seafoods moeilijk maakte om de aankoop-prijzen en de daaruit volgende verkoopmarges correct te berekenen. Toen Concorde door Navision werd overgenomen, dat op zijn beurt opging in het grote Microsoft, besefte de directie dat het product niet eeuwig ondersteund zou worden en ze ging op zoek naar een nieuw systeem.

Zeven kandidaten

Als basis voor het lastenboek greep Pittman Seafoods niet alleen de kans aan om een functionele analyse uit te voeren, maar bracht het ook de bedrijfsprocessen in kaart om die indien nodig aan te passen.

Daarna nodigde Pittman Seafoods zeven software-bedrijven uit voor een verkennend gesprek: in de lijst bevonden zich onder andere verdelers van SAP, Axapta, Navision en enkele Progress partners. Enkele bedrijven vielen meteen af: SAP diende geen antwoord in op het lastenboek, terwijl de Progress oplossingen geen integratie toelieten met de boekhouding.

Kris Verweirder, Internal Controller bij Pittman Seafoods: “Microsoft Dynamics NAV bleek het meest aan te sluiten bij onze behoeften als KMO. De demonstratie van 4FOOD, de module van informaticapartner Christiaens Computer Service, en de bedrijfs-bezoeken konden ons ten zeerste bekoren. En dat Microsoft bereid was om onze Concorde licenties over te nemen, was natuurlijk mooi meegenomen.”

Vlotte conversie Pittman Seafoods koos voor een gefaseerde aanpak van het project: eerst zouden de boekhouding, aankoop, verkoop, productie en tracering onder handen genomen worden. De toepassing van de RIM (Rapid Implementation Methodology) van Microsoft stond garant voor een efficiënte conversie van de oude Concorde XAL gegevens naar het nieuwe systeem, zodat Pittman Seafoods op 31 januari 2008 live kon gaan. Vandaag beschikt het bedrijf over een licentie van 20 gebruikers voor Microsoft Dynamics NAV 5.0.

“De implementatie is vlot verlopen, al mag je de impact op een kleinere organisatie als de onze zeker niet onderschatten. Het is belangrijk dat een interne medewerker aangewezen wordt om het project te trekken: dit betekende een investering van anderhalve persoon gedurende drie maanden”, getuigt Kris Verweirder.

4Food

Bovenop Microsoft Dynamics NAV implementeerde Pittman Seafoods ook 4FOOD, de module van Christiaens Computer Service die speciaal ontwikkeld werd voor de voedingssector. Om aan de specifieke eisen van Pittman Seafoods te kunnen beantwoorden,
ontwikkelde Christiaens extra maatwerk binnen 4FOOD.

Kris Verweirder: “De uitgebreide mogelijkheden voor tracering binnen 4FOOD laten ons toe om te weten welk lot naar welke klant is gegaan, en onmiddellijk de juiste producten terug te roepen wanneer dit nodig zou blijken.”

Microsoft platform

Vandaag is Pittman Seafoods vooral tevreden over de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de juiste informatie. Kris Verweirder wijst hierbij op de voordelen van het Microsoft platform: “Medewerkers stellen het op prijs dat ze zelf heel gemakkelijk informatie uit het systeem kunnen halen. Bovendien kunnen ze met één muisklik gegevens exporteren naar Word of Excel.”

Kostprijsberekening

Omdat Pittman Seafoods veel in het buitenland aankoopt, kunnen schommelingen in de dollarkoers een belangrijke impact hebben op de rentabiliteit van het bedrijf. Pittman Seafoods dient zich dus optimaal in te dekken tegen wisselkoersfluctuaties. Christiaens Computer Service ontwikkelde daarom een uitgebreid wisselkoersbeheer in maatwerk.

Kris Verweirder: “Dankzij het wisselkoersbeheer hebben we nu een veel beter zicht op onze reële aankoopprijzen, en voor iedere verkoop kennen we onze exacte brutomarge tot op de cent nauwkeurig. Ook algemene kosten zoals invoerrechten, loskosten van containers en stockagekosten zijn opgenomen in de kostprijsberekening.”

Besluit

Het project bij Pittman Seafoods is zeker niet ten einde. Het systeem bevat alle nodige informatie om in de toekomst werk te maken van een nog betere aankoopplanning, zodat het bedrijf nog competitiever wordt in de markt. Ook de inslagcontrole via de PC staat op het programma.

Als besluit wijst Kris Verweirder op het belang van een goede samenwerking met de informaticapartner: “Wij verwachten van een informaticapartner dat hij met ons meedenkt. De medewerkers van Christiaens Computer Service zijn door hun ervaring in de
voedingssector ideaal geplaatst om nieuwe ideeën aan te brengen.”