Ex Arte realiseert digitale verwerking van aankoopfacturen bij Meelunie BV

“Ex Arte heeft niet alleen opgeleverd wat beloofd was; zij hebben dit ook binnen het
afgesproken budget gerealiseerd. Bovendien hebben ze voortdurend actief met ons
meegezocht naar oplossingen.”

Het handelsbedrijf Meelunie BV uit Amsterdam is al 140 jaar actief in de verhandeling van zetmeel, zetmeelderivaten en eiwitten in bulk. Het internationaal actieve bedrijf met een omzet van ruim 150 miljoen euro, zocht naar een oplossing voor de verwerking van de meer dan 10.000 aankoopfacturen die het jaarlijks ontvangt. Na een selectietraject viel de keuze op PPM.net van Ex Arte, een oplossing voor Paperless Process Management die volledig geïntegreerd kan werken met de ERP-oplossing Microsoft Dynamics AX.

De activiteiten van Meelunie BV zijn sterk internationaal gericht: het bedrijf, dat met ca. 75 werknemers een omzet haalt van ruim 150 miljoen euro, koopt aan in ca. 30 verschillende landen en heeft klanten in ca. 100 landen. Kwaliteit en volledige dienstverlening vormen alvast twee belangrijke troeven van Meelunie: zo staat het bedrijf ook altijd in voor het transport van de goederen naar de klanten.

Verwerkingsproces aankoopfacturen

Meelunie verwerkt jaarlijks ongeveer 10.000 aankoopfacturen. Dit bracht natuurlijk een grote hoeveelheid papierwerk met zich mee en heel wat praktische problemen: het gebeurde al eens dat leveranciers te laat betaald werden omdat de factuur was zoekgeraakt.

In het verleden werd elke aankoopfactuur door de administratie geopend, handmatig voorzien van een datumstempel en geregistreerd in Microsoft Dynamics AX. Daarna werd de factuur bezorgd aan één of meerdere personen in de organisatie die hun goedkeuring moesten geven. Na goedkeuring werd elke factuur gecodeerd, ingeboekt, betaald en tot slot gearchiveerd.

Het mag dan ook niet verbazen dat één à twee medewerkers voltijds werden ingezet voor dit grotendeels manuele afhandelingproces. Dit proces betekende ook een enorme belasting voor de financiële en logistieke afdeling, niet alleen op het niveau van crediteurenbeheer, maar ook van betalingen. “Het gebeurde regelmatig dat we een factuur niet terugvonden en op zoek moesten gaan in welke lade hij lag”, aldus Alie Kootstra, van de crediteurenadministratie bij Meelunie BV.

Ook de nacontrole van facturen was een tijdrovende bezigheid: men verloor in de administratie veel tijd met het zoeken naar welke factuur bij welke boeking hoorde.

Oplossing gezocht

Meelunie besliste om op zoek te gaan naar een oplossing om de verwerking van aankoopfacturen en aanverwante documenten efficiënter te maken: voortaan zouden alle documenten meteen ingescand en gedigitaliseerd worden, waardoor ook het goedkeuringsproces doorheen de organisatie veel sneller zou verlopen. Als gevolg zouden de medewerkers van Meelunie ook meer tijd kunnen vrijmaken voor hun kernactiviteiten.

“We wensten het aantal manuele handelingen te beperken, de kostprijs per verwerkte factuur omlaag te brengen en de reële doorlooptijd van het goedkeuringstraject drastisch te verkorten”, aldus Frank van den Berg, CF0 van Meelunie.

PPM.net

Verschillende leveranciers werden aan een strenge selectieprocedure onderworpen. Ex Arte kon zich met PPM.net meteen onderscheiden doordat zij een oplossing konden voorleggen die volledig geïntegreerd was met Microsoft Dynamics AX. Meelunie BV maakte immers al een tijdje gebruik van deze ERP oplossing.

Roy Peters, ICT Manager bij Meelunie: “Kiezen voor een oplossing die binnen je bestaande ERP-platform draait, is mooi meegenomen voor een ICT-afdeling. Andere leveranciers konden niet uitpakken met een oplossing die zo sterk geïntegreerd was met Microsoft Dynamics AX.”

Implementatie

Ex Arte kon Meelunie BV van bij het begin overtuigen met een professioneel plan van aanpak, ook al vormde het bedrijf toen nog een pilootklant voor de gloednieuwe oplossing PPM.net.

De bestaande processen bij Meelunie BV werden door Ex Arte aan een grondige analyse onderworpen via een reeks gesprekken met de betrokken personen. Hierna volgden het functionele ontwerp, de ontwikkeling en de implementatie van PPM.net. Een eerste fase van het implementatietraject werd snel afgerond, zodat Meelunie BV in augustus 2008 met 80% van de functionaliteiten live kon gaan.

Vandaag wordt iedere factuur die binnenkomt eerst ingescand. OCR-technologie zorgt ervoor dat 80 tot 90% van de informatie op de factuur automatisch herkend wordt. Zo kunnen de meeste facturen zonder manuele interventie correct in Microsoft Dynamics AX ingeboekt worden. Vervolgens start een geautomatiseerd goedkeuringstraject doorheen de organisatie.

Minder achterstand, minder fouten

Het verwerkingsproces voor aankoopfacturen is vandaag sterk teruggelopen van ca. negen dagen naar ca. vier dagen. “Je kunt stellen dat we dankzij PPM.net makkelijk zes uur per week uitsparen. Wie een factuur niet tijdig goedkeurt, krijgt automatisch een e-mail toegestuurd ter herinnering. Zo verloopt het proces veel sneller dan vroeger”, aldus Alie Kootstra.

Het nieuwe systeem heeft ook tot gevolg dat Meelunie BV vandaag een proactief beleid kan voeren naar leveranciers toe. “Doordat er geen operationele achterstanden meer zijn, heb ik zelf controle over wie wanneer betaald wordt”, stelt Frank van den Berg.

Besluit

De implementatie van PPM.net resulteerde niet alleen in een kortere doorlooptijd, maar ook in minder fouten bij de verwerking aan aankoopfacturen. Medewerkers in de financiële en logistieke afdeling kunnen zich nu concentreren op andere taken met meer toegevoegde waarde. Bovendien is de reële kostprijs voor het verwerken van een aankoopfactuur – van ingave tot archivering – merkelijk gedaald.

Het digitaliseringproject bij Meelunie BV is echter nog niet afgerond: “Wij streven ernaar om alle documenten in de organisatie verder te digitaliseren: verkoopfacturen, ‘bill of lading’, ‘certificates of origin’, ‘letter of credit’… elke verkoopstransactie vormt immers een complex logistiek dossier”, aldus Frank van den Berg.

Over informaticapartner Ex Arte heeft Frank van den Berg niets dan lof: “Ex Arte heeft niet alleen opgeleverd wat beloofd was; zij hebben dit ook binnen het afgesproken budget gerealiseerd. Bovendien hebben ze voortdurend actief met ons meegezocht naar oplossingen”, besluit Frank van den Berg.