Dynamics Mobile brengt bedrijfstoepassing tot bij de mobiele gebruiker

“Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distributiekosten. Maar nog belangrijker vind ik het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice.”
Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics

De automobiel heeft er bijna een eeuw over gedaan om tot een massaproduct te evolueren. De PC legde hetzelfde traject in slechts 20 jaar af. En de GSM legde een nog indrukwekkender parcours af: het kleine toestelletje dat 10 jaar geleden enkel voor de ‘happy few’ weggelegd was, kent vandaag een maximale marktpenetratie. 9,4 miljoen Belgen, 88 % van de bevolking, heeft vandaag een GSM in huis.

In de professionele omgeving bieden mobiele toestellen echter enorm veel toepassingsmogelijkheden die vandaag weinig of niet benut worden. Denk maar aan de mobiele werknemer die een flink stuk van de dag op de baan is: zijn mobiel apparaat is zowat het enige dat hem met het bedrijf verbindt.

Wij spraken met Kurt Juvyns, Partner Technology & Solution Advisor voor Microsoft Dynamics, over wat het bedrijf zoal in petto heeft voor de mobiele gebruiker.

Vanwaar die interesse van Microsoft voor de mobiele werknemer?

Men zegt weleens: “Werken is iets wat je doet, niet iets waar je naartoe rijdt.” In 2009 zullen maar liefst 27% van de werknemers buiten de kantoormuren werken, stelt het onderzoeksbureau IDC. De uitdaging bestaat erin om oplossingen te bedenken waardoor medewerkers, ongeacht waar ze zich bevinden, toegang krijgen tot de bedrijfsgegevens die voor hen van belang zijn. Anderzijds stel je vast dat ook de technologieën vandaag voor een doorbraak kunnen zorgen: netwerken bieden een dekking van bijna 100%, terwijl de beschikbare bandbreedte steeds toeneemt.

Is de GSM niet vooral bedoeld om te telefoneren?

Wist je dat bij privégebruikers de meest gebruikte toepassing van de GSM niet het telefoneren, maar ‘instant messaging’ is? Maar in bedrijfsomgevingen is er nog heel wat werk: alles samen hebben slechts 15 % van de bedrijfsmedewerkers mobiel toegang tot het bedrijfssysteem. 85% blijft dus in de kou staan. Er bestaat overigens een enorme diversiteit aan mobiele apparaten: alleen al op het Windows platform bestaan er zo’n 150 verschillende toestellen, van de meest eenvoudige waar je voornamelijk mee kan bellen en SMS’en, tot toestellen met een groot scherm en klavier waarmee je kan mailen, surfen, je contacten beheren, je kalender raadplegen, …

Wat kan zo’n mobiel toestel concreet opleveren voor een bedrijf?

Stel je voor dat je je medewerkers op de baan – en dit is bijna 30% van je personeelsbestand – zou uitrusten met een mobiel toestel of PDA, waarmee zij rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot het ERP of CRM systeem: een nieuwe klant inbrengen, een bestelling rechtstreeks doorgeven, controleren of een artikel op voorraad is,… de toepassingen zijn legio. Je klanten worden sneller bediend, je schakelt nodeloos papierwerk uit, je hebt betere toegang tot alle informatie, dus je gaat uiteindelijk ook heel wat kosten besparen. Kortom, je gaat als bedrijf niet alleen de productiviteit enorm verhogen, je gaat ook de service aan de klanten verbeteren door ze beter te informeren.

Welke mobiele toepassingen bestaan er vandaag al op de markt?

We stellen vast dat de meeste mobiele oplossingen zich vandaag richten op het middenkader dat zich met financiën, operations magagement, marketing en sales bezig houdt. Er bestaat echter een enorme leemte aan mobiele toepassingen voor medewerkers op de vloer die elke dag opnieuw op de baan zijn. Het zijn net zij die dagelijks in contact staan met de klant en ook de tevredenheid van de klanten bepalen: we spreken hier over commerciële medewerkers, servicemedewerkers, chauffeurs, magazijniers, consultants, … . Het is voornamelijk bij deze categorie van medewerkers dat er nog heel veel ruimte is voor productiviteitsverbeteringen.

Waar moet je mee rekening houden als je een mobiele oplossing gaat implementeren?

Ik denk dat je alles vanuit drie perspectieven moet bekijken. Het eerste is het algemeen management perspecief: je gaat de ‘Return on Investment’ van de oplossing evalueren door de kosten af te wegen tegenover de voordelen die je eruit haalt. En vooral het bepalen van die voordelen moet voldoende aandacht krijgen. Je moet immers alle bedrijfsprocessen bekijken vanuit een kostenperspectief : hoeveel tijd gaat er vandaag in het bedrijf verloren door het dubbel inbrengen van gegevens? Hoeveel tijd heb je nodig om manueel of telefonisch een bestelling door te geven of om te controleren of een artikel in voorraad is? En wat zou het opbrengen als je dit rechtstreeks kon doen van op je mobiel toestel dat verbonden is met het order- of voorraadsysteem?

Maar de mobiele medewerkers moeten de mobiele oplossing natuurlijk kunnen en willen gebruiken…

Dat is het tweede punt waar je moet mee rekening houden, na de ROI. Een mobiele toepassing moet afgestemd zijn op de specifieke rol die iedere gebruiker heeft binnen de organisatie. Een servicemedewerker heeft andere informatiebehoeften dan een verkoper of een magazijnmedewerker. Een mobiele toepassing moet dus bijzonder flexibel zijn en aanpasbaar aan de verschillende rollen van de gebruikers in het bedrijf.

Hoe ziet het technologische plaatje eruit?

De Microsoft Dynamics toepassingen zijn gebouwd op een betrouwbare en flexibele Service Oriented Architecture (SOA). Eigenlijk worden stukjes functionaliteit als een dienst of een service aangeboden: je kan het vergelijken met Lego blokken met telkens een stukje functionaliteit. Wie een mobiele toepassing op maat wil, moet alleen maar de Lego blokken met de juiste vorm en kleur selecteren, en dat zonder heel veel 'herprogrammatie'. Zo is het technologische platform van Microsoft tegelijk eenvoudig en schaalbaar. Bovenop je standaard Microsoft Dynamics bedrijfsoplossing heb je gewoon een ‘Mobile Application User’ nodig die de ERP applicatie verbindt met de mobiele toepassing. Deze omvat onder andere een Mobile Server component die zorgt voor de communicatie met het ERP of CRM systeem. Je kan er bovendien van op afstand installaties en updates mee uitvoeren, en als administrator de volledige communicatie monitoren. Belangrijk is dat we voor de communicatie tussen alle componenten gebruik maken van open standaarden: XML, web services en uiteraard HTTPS voor beveiligde internet verbindingen.

Wat onderscheidt Dynamics Mobile van andere mobiele oplossingen?

Het Microsoft Dynamics Mobile platform brengt een drastische vermindering in de ontwikkelingskost van mobiele toepassingen met zich mee. De standaard Mobile Development Tools zijn echt een doorbraak om snel en eenvoudig mobiele toepassingen te bouwen die afgestemd zijn op de specifieke rollen van de medewerkers in de organisatie, zonder kennis van de onderliggende complexe netwerken en protocollen. Zo kan men zich echt concentreren op de business aspecten, zonder verloren te lopen in de onderliggende technologie. Een voorbeeld: de partner moet tijdens het aanpassen van de voorbeeldapplicatie ‘Mobile Sales’ niet meer wakker liggen of de eindgebruiker nu offline of online is terwijl hij een verkooporder doorstuurt naar het centrale ERP systeem.

En heeft Microsoft voor de toekomst in petto?

Er ligt al een uitgewerkte roadmap klaar voor Dynamics Mobile. Deze bevat onder andere connectoren met Dynamics CRM maar ook worden binnenkort specifieke Tasklets, zoals GPS tracking, capture photo en printing functionaliteit ter beschikking gesteld.

Zijn er al voorbeelden van concrete toepassingen op de markt?

Zeker. De Mobiles Sales toepassing richt zich bijvoorbeeld naar commerciële medewerkers op de baan en mikt voornamelijk op kalenderfuncties, takenbeheer, het raadplegen van klanteninformatie en het doorsturen van bestellingen. Allemaal naadloos geïntegreerd met de Microsoft Dynamics oplossing. Uit cijfers van implementaties bij klanten blijkt dat een besparing gerealiseerd werd van meer dan 25% in voorraad- en distributiekosten. Maar nog belangrijker vind ik het volgende: er kon 20% meer tijd vrijgemaakt worden voor klantenservice. En dit is toch een prachtig voorbeeld van wat technologie kan opleveren.