Bouwgroep Jansen uit Meeuwen maakt komaf met papieren documenten

“Wij zijn in de wolken over het gebruiks-gemak en de flexibiliteit van PPM.net. Al is Ex Arte een jong bedrijf, hun medewerkers brengen een jarenlange ervaring met zich mee.”

Group Jansen uit Meeuwen is met een omzet van ca. 120 miljoen euro en 500 medewerkers een belangrijke speler in de Belgische bouwwereld. De groep is 36 jaar geleden ontstaan rond Jansen Afwerkingsbedrijf, in België marktleider op het vlak van binnenafwerking van gebouwen: klimaatplafonds, isolerende en beschermende technieken, cleanrooms, verhoogde vloeren, verplaatsbare wanden, schrijnwerkerij en traditionele afwerkingactiviteiten.

De tweede poot binnen Group Jansen is Jansen Products, de producent van verhoogde vloeren. Jansen Products is met een jaaromzet van ruim 15 miljoen euro de nummer twee van Europa en is vertegenwoordigd in maar liefst 45 landen.

De groep blijft op een gezonde manier diversifiëren met Immo Jansen, Cleanroom Systems Belgium, Maars Jansen Concepts en een joint venture met Renotec.

Strategische visie

Sinds 2007 heeft Nadia Jansen de leiding van de groep overgenomen van haar vader René Jansen. En Group Jansen blijft trouw aan haar strategie om steeds opnieuw te zoeken naar nieuwe opportuniteiten om te groeien en te innoveren.

Nadia Jansen, gedelegeerd bestuurder bij Group Jansen: “Group Jansen wil de referentie zijn voor vernieuwing in de bouwsector. Deze spirit van innovatie vind je terug in alle vezels van het bedrijf: wat we kunnen automatiseren, zullen we ook automatiseren. Zonder geïntegreerd informatiesysteem zou ons bedrijf niet te besturen zijn.”

De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en PPM.net paste in de visie van Group Jansen om zoveel mogelijk kennis te bundelen binnen één pakket, om deze kennis ook gemakkelijker te kunnen delen met anderen.

Een rijke geschiedenis met Microsoft Dynamics NAV

Group Jansen koos resoluut voor Microsoft Dynamics NAV als standaardplatform binnen de gehele groep. Hiervoor deed Jansen beroep op IT-partner Offimac. Naast Microsoft Dynamics NAV is Microsoft Excel een onmisbaar instrument in de dagelijkse bedrijfsvoering bij Jansen. Het programma blijft immers een centrale rol spelen bij de complexe calculatieberekening. Calculaties worden in Excel uitgevoerd en pas nadat een project verkocht is, geïmporteerd in Microsoft Dynamics. Deze gegevens dienen als basis voor de werkvoorbereiding die verder in Microsoft Dynamics NAV wordt uitgevoerd.

Paperless Process Management

Nadat de bedrijfsprocessen geautomatiseerd waren, bleef het hele proces van opvragen, goedkeuren en archiveren van de papieren documentenstroom een netelig probleem. Group Jansen onderwierp een achttal pakketten voor documentbeheer aan een evaluatie. Ze bleken allemaal een oplossing te bieden voor het digitaal scannen en archiveren, maar de meeste boden geen complete integratie met de bedrijfsoplossing.

Vital Driesen: “Uit een demonstratie van PPM.net, de oplossing van Ex Arte, bleek dat dit de enige oplossing was die perfect te integreren is met Microsoft Dynamics NAV. Zo konden wij het hele goedkeuringsproces van documenten via één systeem laten verlopen.”

Group Jansen koos dus voor Ex Arte en is heel tevreden over het resultaat. Vital Driesen: “Wij zijn in de wolken over het gebruiksgemak en de flexibiliteit van PPM.net. Al is Ex Arte een jong bedrijf, hun medewerkers brengen een jarenlange ervaring met zich mee.”

Inefficiënt en tijdrovend papier

Anita Bloemen, verantwoordelijke voor de controle van de inkoopfacturen: “Vroeger namen wij van iedere inkomende factuur 2 of 3 fotokopijen. Deze vertrokken dan voor een langdurig goedkeuringstraject naar één of meerdere personen in de organisatie. Gemiddeld
moesten we 5 à 10 dagen wachten vooraleer een factuur goedgekeurd was.”

Nadia Jansen voegt eraan toe: “Ik ben vaak op verplaatsing. Stapels documenten bleven veel te lang op mijn bureau op een handtekening wachten”.

Maar ook het archiveren en raadplegen van documenten zorgde voor de nodige hoofdbrekens. “Medewerkers kwamen constant bij de boekhoud-afdeling langs om één of andere factuur op te vragen. Dit was niet alleen voor ons, maar ook voor de medewerkers zelf, puur tijdverlies”, aldus Anita Bloemen.

Intelligent digitaliseren

Vandaag worden alle inkoopfacturen voorzien van een identificatielabel dat door PPM.net wordt gecreëerd. Daarna worden de facturen ingescand. Via OCR (Optical Character Recognition) worden de factuurgegevens herkend en geïmporteerd binnen Microsoft Dynamics NAV. Het nummer van dit label blijft trouwens binnen NAV de unieke identificatie van elke factuur zolang ze nog niet ingeboekt is.
Indien alle gegevens op de factuur kloppen, kan de boekhouding de factuur meteen goedkeuren. Wanneer dat niet het geval is, wordt door PPM.net een procedure voor elektronische goedkeuring in gang gezet.

Valideren

Vital Driesen: “Wij hebben voor de goedkeuring van inkoopfacturen vier verschillende goedkeuringstrajecten gedefinieerd. Wanneer bijvoorbeeld de prijzen niet kloppen, krijgt de aankoopdienst een bericht om actie te ondernemen. Wanneer de aantallen verkeerd zijn, gaat het bericht naar de werkvoorbereider. En wanneer zowel de prijzen als de aantallen niet kloppen, initieert het systeem een goedkeuringstraject naar zowel de aankoper als de werkvoorbereider. Wanneer deze laatste niet tijdig reageert, krijgt de projectleider dan weer een bericht.”

Anita Bloemen: “Vandaag zijn de facturen goedgekeurd op minder dan één dag. Het systeem stuurt immers twee e-mails per dag uit naar de betrokkenen: één om 11 uur en één om 15 uur”.

Nadia Jansen: “Ook als ik op verplaatsing ben, blijft mijn werk niet liggen: ik kan overal alle informatie raadplegen en facturen goedkeuren.”

Raadplegen

Het is typisch voor een bedrijf met complexe projecten dat men vaak oude facturen moet raadplegen. Vandaag is Group Jansen niet meer gebonden aan papieren documenten, maar kan iedere medewerker meteen alles elektronisch opvragen van op zijn eigen computer. Bovendien is het document meteen gekoppeld aan de relevante projectinformatie in Microsoft Dynamics NAV.