Flinter stevent af op uniformiteit en transparantie met NaviTrans Forwarding
“Het is vandaag veel gemakkelijker om de kern van elk dossier te zien: welke goederen worden vervoerd, wat de eindbestemming is, op welke data alles werd afgeleverd.Dankzij de transparante workflow kan iedereen opvolgen in welke fase het dossier zich bevindt en welke
documenten reeds verstuurd zijn.”
> Contacteer IT partner Young&Partners
Flinter, de Nederlandse expediteur en rederij, heeft de voorbije twintig jaar een indrukwekkende weg afgelegd. In 1989 richtten twee vrienden een bedrijfje op met één boot, maar dat werden er al snel meer. Sterk afhankelijk van de walorganisatie voor bemanning, reparaties, producten, certificaten, en andere zaken, besloten ze in 1996 om zelf aan walorganisatie te doen. In 2000 werd Ancora Shipping overgenomen, nu Flinter Shipping, actief in bevrachting en forwarding. Vandaag doet Flinter de volledige walorganisatie voor de eigen 45 schepen - de komende jaren zullen dat er 75 worden - en heeft de onderneming volledige grip op alle commerciële aangelegenheden.
Het hoofdkwartier van Flinter is gesitueerd in Barendrecht (NL), met daarnaast een vestiging in Paterswolde en Flinter Shipping nv in Antwerpen. Een joint venture met Flinter Nordic in Finland vervolledigt de lijst. Flinter telt 85 personeelsleden aan wal en nog eens 200 zeevarenden. Daarnaast wordt er voor de internationale transporten beroep gedaan op tijdelijke krachten.
Dossierbeheer en boekhouding geïntegreerd
Flinter Shipping nv in Antwerpen had de eerste maanden een eenvoudig boekhoudpakket in bruikleen, en verwerkte de expeditiedossiers in Excel en Word. Men keek daarom uit naar een pakket dat zowel boekhouding als dossier-beheer zou integreren.
Niels Haadsma, Manager Projects & ICT bij Flinter, vertelt: “Na een rondvraag in de markt, bleven drie partijen over, waarvan Young & Partners er één was. Hun oplossing NaviTrans Forwarding, toen nog NavImpEx, werd tenslotte geselecteerd omwille van de hoogste integratiegraad tussen financiën en expeditie.”
Niet lang daarna diende ook de informatica van het Nederlandse moederhuis herbekeken te worden. Daar werd voor de boekhouding nog Exact gebruikt, maar de operationele taken werden ook met Office toepassingen uitgevoerd.
“Los van de keuze in Antwerpen, zijn wij in 2005 op zoek gegaan naar een pakket dat onze operationele dossiers kon behartigen en linken aan de boekhouding. Op basis van een heel geslaagde demo, werd opnieuw gekozen
voor NaviTrans Forwarding van Young & Partners”, aldus
Haadsma.
Financiële informatie companywide
Het financiële gebeuren was in drie maanden tijd up-and-running. Elk schip vormt binnen Flinter meerdere subcompanies, met eigen boekhouding, dossierbeheer, personeels-administratie, etc. Flinter heeft zodoende ca. 150 administraties binnen Microsoft Dynamics NAV.
Haadsma: “Nu we helemaal zijn overgeschakeld op Microsoft Dynamics NAV, genieten we van centraal beheerde informatie die binnen de ganse onderneming beschikbaar is. Algemene gegevens, zoals wisselkoersen, dienen slechts éénmaal ingevoerd te worden. Enerzijds biedt deze centralisatie ons een uniforme werkwijze, anderzijds laat de software toch toe om aanpassingen te doen op maat van elke subcompany.”
Niels Haadsma is heel tevreden over de boekhouding in Microsoft Dynamics NAV: “De vooropgestelde budgetten kunnen we achteraf heel snel vergelijken met de werkelijke resultaten. Het matchen, boeken en uitbetalen van binnenkomende facturen gaat ook een stuk sneller dan voorheen. Tot slot gaat het afsluiten en factureren van een afgewerkt dossier een pak vlotter nu alles mooi in een digitaal overzicht verschijnt.”
Expeditie: alle neuzen in dezelfde richting
Op operationeel vlak werd NaviTrans Forwarding binnen Flinter voor verschillende doeleinden aangewend. “In Nederland werd dit pakket vooral ingezet voor forecasting, terwijl men er in België eerder expeditiedocumenten mee genereerde”, vertelt Haadsma. “Daarom hebben we alle wensen van beide landen verzameld en hiermee een aangepaste versie van NaviTrans Forwarding ontwikkeld die in alle vestigingen uniform gebruikt kan worden. Het is nu nog een kwestie van tijd en interne opvolging voordat alle neuzen in dezelfde richting wijzen.”
Nu ook expeditie in een keurslijf is gedrukt, staan alle documenten centraal beschikbaar en zijn deze bovendien in harmonie met de huisstijl.
“Het is vandaag ook veel gemakkelijker om de kern van elk dossier te zien: welke goederen worden vervoerd, wat de eindbestemming is, op welke data alles werd afgeleverd. Dankzij de transparante workflow kan iedereen opvolgen in welke fase het dossier zich bevindt en welke documenten reeds verstuurd zijn.”
In de pipeline
Momenteel worden In de database van Microsoft Dynamics NAV alle relaties van Flinter centraal beheerd, maar het is nog uitkijken naar een CRM-tool voor marketing- en
salesacties.
“Wel hebben we al veel tijd uitgespaard met de participantendatabase, op basis waarvan we vandaag per schip heel makkelijk de uitkeringen kunnen berekenen en creditnota’s of betaalnota’s opstellen”, vindt Niels Haadsma.
Een integratie naar Microsoft Dynamics NAV 5.0. is de volgende stap in het innovatieproces van Flinter. Die moet ondermeer een betere koppeling met Office toelaten. Bij Flinter werken vandaag 30 medewerkers met Microsoft Dynamics NAV en NaviTrans Forwarding.
