Commercieel platform Euro-Délices ondersteunt unieke service met NaviFood

“Het werken met scanners was voor ons de ideale manier om in orde te zijn met de regelgeving op traceerbaarheid. Doordat alles in Microsoft Dynamics NAV geïntegreerd is, kunnen we bovendien sneller factureren.”

Euro-Délices werd in 1993 opgericht als commercieel agent voor voedingswaren. Euro-Délices wenste haar groei te ondersteunen met een geïntegreerd softwarepakket dat bovendien zou toelaten om op een efficiënte manier te voldoen aan de wetgeving op traceerbaarheid. Informaticapartner IT Solutions uit Houthalen implementeerde NaviFood, de oplossing voor voedingsbedrijven op basis van het Microsoft Dynamics NAV platform.

Jan De Tant, verantwoordelijke commerciële binnendienst, en Rudy Snijders, afgevaardigd bestuurder, Euro-Délices Distribution.
In 1993 richt Rudy Snijders een commercieel agentschap op dat producenten met aankopers in contact brengt. Het productgamma, dat zich oorspronkelijk beperkte tot charcuterie, breidde gestadig uit en telt vandaag vier productgroepen: vleeswaren, traiteurproducten, marinades en zuivelproducten.

Vanaf 1996 begon het bedrijf op vraag van haar klanten ook de bestellingen, leveringen en facturatie te centraliseren. Samen met een gevoelige uitbreiding van de infrastructuur werd daarom een nieuwe maatschappij opgericht: Euro-Délices Distribution. Vandaag ontvangt en beheert het bedrijf rechtstreeks de bestellingen van klanten, en neemt het ook de levering en facturatie op zich indien de klant erom vraagt. “Euro-Délices is geen groothandel, maar een distributieplatform. Wij kunnen prat gaan op sterke partnerships met producenten in verschillende Europese landen en op een unieke service op maat van onze klanten”, aldus Rudy Snijders, Afgevaardigd Bestuurder bij Euro-Délices.

Euro-Délices deelt haar productgamma op in twee categorieën. Een 300-tal referenties met een langere houdbaarheid, zoals Serranoham en Parmaham, worden op stock genomen: zo kunnen bestellingen van klanten steeds positief beantwoord worden, terwijl een minimale houdbaarheid van 3 maanden gegarandeerd wordt.

De tweede categorie omvat producten met een beperkte houdbaarheid en telt zo’n 600 referenties. Voor deze producten past Euro-Délices een andere politiek toe: pas wanneer een klant een bestelling plaatst wordt een aankooporder naar de leverancier gestuurd. Klanten kunnen twee maal per week op vaste dagen hun bestelling plaatsen bij Euro-Délices, dat meteen de bestellingen centraliseert en naar de leveranciers doorstuurt. Meestal vertrekt nog diezelfde dag een vrachtwagen om de bestellingen op te halen bij de producenten.
“Op deze manier kunnen wij zo’n 600 referenties aanbieden met een maximale houdbaarheid voor de
klanten”, aldus Rudy Snijders. “We moeten nooit producten uit onze voorraad vernietigen, en onze liquiditeit blijft gegarandeerd.”

Nieuw bedrijfssysteem

Eind 2006 voelde Euro-Délices de noodzaak om over te gaan op een nieuw informaticasysteem. Jan De Tant, verantwoordelijke commerciële binnendienst: “Verschillende factoren speelden mee in deze beslissing. Door de wetgeving op ‘Tracking & Tracing’ waren we verplicht om gegevens verschillende malen in te voeren. Anderzijds wilden we ook een betere opvolging van onze stock. En de boekhoudoplossing die we toen gebruikten was daarvoor niet de ideale oplossing.”

Uit een onderzoek van Euro-Délices bleek dat vele bedrijfssystemen geen geïntegreerde totaaloplossing konden bieden. Veel financiële oplossingen bevatten niet de nodige functionaliteiten voor voorraadbeheer, terwijl logistieke oplossingen vaak tekort schoten op financieel gebied. Microsoft Dynamics NAV bleek één van de weinige oplossingen die wel als een compleet bedrijfssysteem konden ingezet worden.
Voor de informaticapartner viel de keuze op IT Solutions uit Houthalen, die eerst een grondige analyse uitvoerde om de verwachtingen van Euro-Délices ten aanzien van het nieuwe pakket in kaart te brengen. Al snel bleek dat er enkele sectorspecifieke aanpassingen aan het pakket zouden nodig zijn, zoals het werken met kilogram als gewichtseenheid.

In mei 2008 ging Euro-Délices live met NaviFood, de oplossing voor de voedingssector die IT Solutions bouwde bovenop het Microsoft Dynamics NAV platform. Euro-Délices werkt met 11 gebruikers op het systeem, dat geënt is op een SQL Server database. Maandelijks worden zo’n 1.000 facturen uitgestuurd, terwijl de artikeldatabase ongeveer 800 referenties bevat.
De voorraadmodule in Microsoft Dynamics NAV wordt vandaag steeds intensiever gebruikt met het oog op het online brengen van een volledige artikelcatalogus. Op iedere artikelkaart worden een foto en een technische fiche in drie talen geïntegreerd.

Scanning

Om de voorraad perfect onder controle te houden, besliste Euro-Délices om 5 handscanners in te zetten, die met Microsoft Dynamics NAV werden geïntegreerd. Alle in- en uitgaande goederen worden op deze manier gescand en rechtstreeks naar de artikeldatabase in Microsoft Dynamics NAV doorgestuurd: lotnummer, houdbaarheidsdatum, gewicht... . Bij een levering voor een klant genereert het systeem bovendien automatisch een vervoersdocument met alle nodige informatie over de te geleverde artikelen.

“Het werken met scanners was voor ons de ideale manier om in orde te zijn met de regelgeving op traceerbaarheid. Doordat alles met Microsoft Dynamics NAV geïntegreerd is, kunnen we bovendien sneller factureren”, aldus Jan De Tant.

De vinger aan de pols

De implementatie van Microsoft Dynamics NAV gaf het management van Euro-Délices meteen ook de kans om nog beter de vinger aan de pols te houden over de gang van zaken in het bedrijf. Excel en Jet Reports laten immers toe om de juiste informatie uit het systeem te halen.

EDI

Steeds meer leveranciers en klanten vragen om bestellingen door te geven via EDI. Op aansturen van Delhaize, die hierin al heel ver staat, heeft Euro-Délices al een eerste analyse uitgevoerd om dit in de toekomst te implementeren.
Jan De Tant: “We denken ook aan een systeem waarmee een agent of verkoper via een portal online een bestelling kan doorgeven. Belangrijk hierbij is dat het systeem de artikelen moet tonen die van toepassing zijn voor die specifieke klant.” NaviWeb 2009 van IT Solutions kan hier alvast de oplossing bieden.

Aanpassen

Welke lessen heeft Euro-Délices uit de implementatie van Microsoft Dynamics NAV getrokken? “Het vorige systeem was een DOS-pakket: het nieuwe systeem was dus een hele aanpassing voor sommige medewerkers. Belangrijk is dat een interne medewerker als projectleider wordt aangeduid en al in de analysefase voldoende tijd vrijmaakt. Medewerkers die in de toekomst het systeem zullen gebruiken, moeten zoveel mogelijk bij het project betrokken worden”, stelt Jan De Tant.

Euro-Délices verwacht van een ICT-partner dat hij een duidelijk lastenboek opstelt waarin zijn verwachtingen ten aanzien van het nieuwe systeem worden opgenomen, zodat ook qua budgetten duidelijke afspraken kunnen gemaakt worden. “Met onze informaticapartner IT Solutions hebben wij steeds op een vlotte manier kunnen samenwerken; ze kennen hun vak uitstekend”, besluit Jan De Tant.