Euphony haalt met de hulp van GMI group maximaal rendement uit Microsoft Dynamics NAV

“De automatisatie heeft binnen de groep voor een enorme efficiëntieverbetering gezorgd. Onze ROI is opvallend: met 40 procent minder administratieve medewerkers, realiseren wij dezelfde omzet en
halen wij meer strategische informatie uit onze boekhouding.”

Euphony, leverancier van telecommunicatie- en energiediensten, is sinds mei 2000 actief in België. De groep is van oorsprong Brits en heeft vestigingen in Ierland, Nederland, Duitsland, Tsjechië, Spanje en Portugal. De Belgische markt is echter de meest succesvolle, met reeds 170.000 vaste lijnen, 55.000 ADSL aansluitingen, 450.000 mobiele gebruikers en 70.000 enegieklanten. De klantenportefeuille van Euphony bestaat voor 60% uit particulieren en voor 40% uit zelfstandigen en kleine KMO’s.

euphony

Euphony hanteert een heel unieke strategie: “Wij zijn de Tupperware in Telecom: wij investeren weinig geld in marketing en hebben een beperkt direct sales team. Op die manier kunnen wij goedkopere tarieven hanteren. Wel geloven wij heel sterk in mond-aan-mond reclame. Wij hebben net geen 6000 zelfstandige business consultants die actief zijn in huis-aan-huis verkoop, vooral binnen de eigen kennissenkring. Op die manier bieden wij onze klanten een heel persoonlijke aanpak, waarmee wij ons onderscheiden van de
telecom reuzen”, vertelt Herman De Boeck, Finance Manager van de Euphony Group.

Stand van zaken in België

Enkele jaren terug is Euphony voor haar boekhouding reeds overgeschakeld van een DOS-gebaseerd pakket naar Microsoft Dynamics NAV. Dit gebeurde onder de begeleiding van het toenmalige Winsome, waarvan de NAV-activiteiten ondertussen overgenomen zijn door GMI group. “Estel Deraeve is al jaren onze consultant bij GMI group en zij doet veel meer dan enkel IT. Zij denkt actief mee met onze business, vult eventuele hiaten aan die wij over het hoofd zagen, en is mede verantwoordelijk voor het succes van onze IT projecten”, vindt Herman De Boeck.

Shared Service Center voor de groep

Sinds oktober 2007 heeft Euphony in België een Shared Service Center opgericht voor België, Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Ierland. Begin 2009 zullen de andere landen ook van hieruit hun financiële operationele taken laten uitvoeren.

Herman De Boeck: “In deze vijf landen draaiden diverse systemen: Microsoft Dynamics NAV en AX, SAP en dan nog Oracle in het Verenigd Koninkrijk. Wij hebben de andere landen ervan overtuigd dat Microsoft Dynamics NAV echt goed werkt en dat de Belgische partner GMI group noodzakelijk is om dit project in goede banen te kunnen leiden. De directie heeft ons advies opgevolgd.”

GMI group heeft de noden van de Euphony groep onderzocht, daarna ging de implementatie van start in januari 2008 en vier maanden later was de zaak rond.

Microsoft Dynamics NAV uitgebreid

Voor Euphony heeft GMI group enkele uitbreidingen toegevoegd aan de standaard functionaliteit binnen Microsoft Dynamics NAV.
“Onze business wordt gekenmerkt door duizenden klanten en een massa facturen met een relatief laag bedrag. Een doorgedreven automatisatie van de opvolging is bijgevolg een must,” aldus De Boeck.

GMI group ontwikkelde voor Euphony een Collections module, die het betaalgedrag van de klanten registreert en gepaste actie onderneemt bij laattijdige betaling. “Afhankelijk van het betaalbedrag van de klant, wordt een passende reminder opgesteld. Een klant die consequent laattijdig betaalt, krijgt een andere aanpak dan een klant die slechts eenmalig zijn factuur vergeet te betalen.”

Een andere uitbreiding, was de webgebaseerde e-PO module, voor de opvolging van budgetten. “Hierin worden paperless facturen van onze leveranciers nagekeken en elektronisch ondertekend, waarna de factuur in Microsoft Dynamics NAV klaarstaat om betaald te worden. Elke factuurstatus kan door de budgeteigenaar op elk moment nagekeken worden”, legt Herman De Boeck uit.

ROI staat buiten kijf

Nu de Euphony groep grotendeels op hetzelfde platform werkt, zijn de verschillen ten opzichte van vroeger goed voelbaar. In Oracle bestond destijds een soort matching systeem voor de duizenden dagelijkse klantentransacties. Het systeem deugde niet helemaal en dus nam deze taak nog veel tijd in beslag, terwijl dit proces nu voor 95 procent automatisch verloopt. “Is er een match, dan wordt de transactie meteen geboekt. Is er bijna een match, dan vraagt het systeem naar bevestiging. In België loopt slechts 1 procent van de transacties
compleet fout en deze dienen manueel te worden opgevolgd”, weet Herman De Boeck.

Vroeger werd binnen de groep niet gewerkt met Purchase Orders (PO’s) voor de accounts payable, en alle administratie hierover stak in dikke mappen. Nu wordt elk factuur gelinkt aan een PO, waarbij het systeem vanzelf de match uitvoert en de facturen aanbiedt ter betaling. Vandaag is er in heel Euphony geen enkele papieren PO meer te vinden. Met de nieuwe IT structuur zijn de financiële rapporten er ook enorm op vooruit gegaan. Terwijl de rapportering vroeger slechts semiautomatisch verliep, met een manuele export naar Excel, zijn er vandaag voor elk land standaardrapporten opgesteld binnen Microsoft Dynamics NAV, die met één druk op de knop opgevraagd kunnen worden.

De Boeck: “De automatisatie heeft binnen de groep voor een enorme efficiëntieverbetering gezorgd. Onze ROI is opvallend: met 40 procent minder administratieve werknemers, realiseren wij dezelfde omzet en halen wij meer strategische informatie uit onze boekhouding.”

GMI group als partner

Herman De Boeck blikt tevreden terug op de samenwerking: “GMI group is voor ons echt een kritisch klankbord geweest. Hun kennis reikt zeer ver, tot het niveau van een volwaardige boekhouder. Ze denken actief mee en hun consultants zijn allesbehalve juniors.”

Over de investering in ERP wil hij dit nog kwijt: “ERP biedt meer inzicht dankzij rapporten en cijfermateriaal, en brengt zo eventuele fouten tijdig aan het licht. In plaats van geld te verliezen door fouten, kan je net enorm veel winst maken door de zaken bij te sturen.”