D&M Depot consolideert internationale groei met Microsoft Dynamics NAV en iFacto

“In het verleden moest D&M Depot in de piekperiodes van het voor- en najaarseizoen regelmatig beroep doen op interim personeel. Vandaag kunnen we gerust stellen dat we dankzij Microsoft Dynamics NAV één voltijdse medewerker uitsparen.”

D&M Depot uit Aartselaar verdeelt als groothandel in decoratieartikelen eigen collecties in glas- en aardewerk. Het bedrijf kende de laatste jaren een sterke groei en opende een kantoor in Hong Kong. Het oude DOS-gebaseerde bedrijfssysteem, dat door één persoon ontwikkeld was, moest vervangen worden door een toekomstgericht platform dat een volledige integratie kon bieden van de financiële en logistieke processen. Informaticapartner iFacto Business Solutions implementeerde bovenop Microsoft Dynamics NAV niet alleen een geïntegreerde webshop, maar ontwikkelde ook een mobiele toepassing waarmee de medewerkers van D&M Depot op beurzen orders kunnen inbrengen.

D&M Depot, gevestigd in Aartselaar, is een toonaangevende groothandelaar in decoratieartikelen in glas en aardewerk. Het bedrijf, dat in 1991 in een garage startte, groeide ondertussen uit tot een succesvolle KMO met een filiaal in Hong Kong. Het geheim achter D&M Depot: het ondernemerschap van de oprichters, Steve Vercammen en echtgenote Suzie, maar ongetwijfeld ook de unieke collectie – zo’n 3.000 referenties – die in eigen huis wordt ontworpen en vervolgens geproduceerd in het Verre Oosten. Met D&M Table en D&M Fabrics werden trouwens onlangs nieuwe productlijnen aan het assortiment toegevoegd.

D&M Depot telt 15 medewerkers en realiseert een omzet van vijf miljoen euro met het Belgische hoofdkantoor, en daar bovenop nog eens één miljoen euro in het filiaal in Hong Kong. Vandaag gaat 70% van de omzet van D&M Depot naar export: meer dan 3.000 klanten in de hele wereld.

DOS applicatie

In 2006 bleek de DOS bedrijfsoplossing van D&M Depot aan vervanging toe te zijn. Steve Vercammen, Managing Director: “Ons bedrijf groeide exponentieel, maar we hingen voor onze kritische processen af van een pakket dat door één enkele persoon ontwikkeld was. Met het oog op de toekomst was dit niet meteen een gunstige situatie.”

Daarnaast speelden ook andere factoren mee bij de beslissing om begin 2006 naar een nieuwe bedrijfsoplossing uit te kijken: het boekhoudpakket was niet geïntegreerd met de logistieke oplossing, en ook de webshop vormde een geïsoleerd systeem.
Bij de zoektocht naar een nieuwe oplossing werden Microsoft Dynamics NAV en SAP Business One onder de loep genomen. Al snel beek NAV de betere oplossing van de twee.

Het implementatietraject van Microsoft Dynamics NAV startte in 2007. De initiële ICT-partner maakte plaats voor iFacto Business Solutions uit Kontich. iFacto optimaliseerde het systeem: een vernieuwde geïntegreerde webshop en een mobiel orderverwerkingssysteem via PDA’s vormen de kroon op het werk.

D&M Depot maakt gebruik van Microsoft Dynamics NAV op een SQL Server database. Het geheel vormt één geïntegreerd systeem voor boekhouding, aankoop, verkoop, voorraadbeheer, webshop en mobiele orderverwerking.

Klantvriendelijkheid

D&M Depot verwerkt jaarlijks zo’n 5.000 orders, met een gemiddeld orderbedrag van 1.000 euro. Geen wonder dus dat de klantvriendelijkheid van het orderverwerkingsproces centraal staat in het bedrijf.

Met het geïntegreerde systeem kunnen de medewerkers van D&M Depot voortaan iedere klant onmiddellijk en correct informeren over de voorradigheid van een artikel. Wanneer een klant telefonisch contact opneemt, zorgt de integratie tussen het bedrijfssysteem en de telefooncentrale ervoor dat de fiche van de klant in kwestie automatisch op het Microsoft Dynamics NAV scherm verschijnt.

Microsoft Dynamics NAV berekent bovendien automatisch de verwachte leverdatum van ieder artikel en vermeldt deze op de bestelbon. Zodra een zending klaar is, wordt automatisch een factuur per fax of via e-mail naar de klant gestuurd, samen met de melding dat zijn bestelling klaarligt voor levering.

“In het verleden moest D&M Depot in de piekperiodes van het voor- en najaarsseizoen regelmatig beroep doen op interim personeel. Vandaag kunnen we gerust stellen dat we dankzij Microsoft Dynamics NAV één voltijdse medewerker uitsparen”, stelt Steve Vercammen.
Ook de interne opvolging van klanten is er sterk op vooruit gegaan: zo kunnen de verkopers hun bezoekverslagen voortaan rechtstreeks in de CRM module van Microsoft Dynamics NAV invullen.

Continue opvolging

Terwijl de collecties in België ontworpen worden, vindt de productie in het Verre Oosten plaats. Bij de keuze voor een nieuwe bedrijfoplossing was één van de vereisten dat het filiaal in Hong Kong ook toegang moest hebben tot het nieuwe systeem. Met Microsoft Dynamics NAV werd deze doelstelling gerealiseerd en werkt Hong Kong als één virtueel kantoor op de centrale server van D&M Depot.

Steve Vercammen: “Het kantoor in Hong Kong, met vier medewerkers, bereidt iedere bestelling perfect voor. Wij hebben nu een continue opvolging van elke container, vanaf het vertrek in China tot de ontvangst ervan in België. Dit levert ons veel tijdwinst op.”
Met de module voor budgetbeheer in Microsoft Dynamics NAV wordt de financiële kant goed onder controle gehouden.

Online orderregistratie op beurzen

Een belangrijk deel van de omzet in de sector wordt gerealiseerd via beurzen, die in het voorjaar (januari/februari) en in het najaar (augustus/september) plaatsvinden. In het verleden was het opnemen van orders op de beursstand een tijdrovend manueel proces. Vandaag gebeurt dit volledig geautomatiseerd: de commerciële medewerkers van D&M Depot beschikken over 20 PDA’s waarmee ze op de beursstand orders kunnen inbrengen. Omdat iedere PDA bovendien uitgerust is met een barcodelezer, volstaat het om het gewenste artikel in te scannen. Dit levert D&M Depot een belangrijke tijdwinst op. Ook de commerciële agenten van D&M Depot in binnen- en buitenland maken gebruik van dit systeem om hun bestellingen door te geven. De orders die via de PDA’s zijn ingevoerd, worden via een draadloos netwerk op de beursvloer gesynchroniseerd met de centrale server in België. Op deze manier zijn er geen conflicten met bestellingen die via andere kanalen binnenkomen en blijft de voorraadinformatie op de server en op de PDA’s up-to-date.

Webshop

D&M Depot startte al jaren geleden met e-commerce en kan gerust als een pionier omschreven worden. “Al gebeurt nog steeds veel business in onze sector via beurzen, toch zien wij een toenemend belang van online verkoop. Een webcatalogus is dus van cruciaal belang voor D&M Depot”, vertelt Steve Vercammen.

Terwijl de webshop in het verleden geïsoleerd was van het systeem voor voorraad- en facturatiebeheer, vormt het vandaag één geïntegreerd systeem met Dynamics NAV. Wie nog geen klant is, kan via een online formulier een login aanvragen. Binnen Microsoft Dynamics NAV wordt meteen een nieuwe klant gecreëerd, terwijl het systeem een e-mail verstuurt met de login gegevens.

iFacto zorgde ervoor dat de volledige artikeldatabase uit Microsoft Dynamics NAV ook online toegankelijk is voor klanten. Bij het inloggen, herkent het systeem automatisch tot welke categorie de klant behoort en krijgt hij de artikelen in zijn eigen taal te zien, met de prijs die voor zijn categorie van toepassing is.

Besluit

Met het nieuwe systeem heeft D&M Depot alvast de initiële doelstelling gerealiseerd: in één enkel bedrijfssysteem werden niet alleen logistieke en financiële processen, maar ook e-commerce en de orderingave via PDA’s geïntegreerd. De medewerkers bij D&M Depot waarderen bovendien de gebruiksvriendelijke omgeving: wie een aankooporder kan aanmaken, kan ook een verkooporder creëren.

“De technische medewerkers van iFacto die we over de vloer krijgen, beschikken over een uitstekend analytisch vermogen en weten echt waar ze mee bezig zijn: in geval van problemen dragen ze een oplossing aan. In de toekomst willen we samen met iFacto werk maken van een nog betere integratie met de Microsoft Office omgeving en van een oplossing voor Business Intelligence”, besluit Steve Vercammen.