NaviTrans optimaliseert transport en logistiek bij Group De Wolf
“Klanten die een deel van hun logistiek uitbesteden verlangen van hun dienstverlener
dat die met de modernste technologieën werkt.
Wanneer klanten zagen hoe we onze activiteiten met het warehousepakket ondersteunen,
was dat dikwijls een extra argument om naar ons over te stappen.”
> Contacteer IT partner Young&Partners
Group De Wolf is een aanbieder van transportdiensten en logistieke
service, via de bedrijven J&F Express, Red Line Service, Red Line Logistic Services en DAC. De groep telt 40 medewerkers en realiseert een omzet van 5,5 miljoen euro.
Om de groei te ondersteunen zette Group De Wolf in 2002 de eerste
stappen naar informatisering met NaviTrans, de logistieke oplossing van IT partner Young & Partners.
Sindsdien breidt Group De Wolf de informatisering van zijn diensten rond transport en logistiek stap voor stap uit met extra functionaliteit van
NaviTrans. Tijdwinst, efficiëntie en betere service aan de klanten vormen daarbij de belangrijkste drijfveren.
In 1926 was Alfons De Wolf de eerste eigenaar van een vrachtwagen in Turnhout. Hij zette er een bodedienst mee op tussen Turnhout en Antwerpen. Wat toen begon als een eenmanszaak is door vier generaties De Wolf uitgebouwd tot een onderneming met veertig medewerkers, een uitgebreid wagenpark en een eigen logistiek centrum. Met de verschillende bedrijven uit de groep biedt De Wolf een totaalpakket van transportdiensten en logistieke service.
J&F Express richt zich op personenvervoer voor bedrijven. Met een eigen wagenpark van ruim 25 wagens en busjes staat J&F Express in voor het vervoer van de kaderleden, klanten en leveranciers van bedrijven naar meetings, hotels, luchthavens, en noem maar op.
Red Line Service is de express koerierdienst van Group De Wolf. Het is een transportpartner voor bedrijven die een
zending zo snel mogelijk ter plaatse willen krijgen – van een enveloppe tot een lading van 24 ton. Red Line Service rijdt daarbij in rechte lijn naar de eindbestemming, zonder tussenstops bij opslagplaatsen of andere bestemmingen. De Wolf werkt daarbij enkel met eigen chauffeurs.
Het derde bedrijf in de groep is Red Line Logistic Services. Het is een onderneming die instaat voor logistieke dienstverlening en warehousing. In Turnhout beschikt het bedrijf over ruim 15.000 vierkante meter gecombineerde opslagruimte. Red Line Logistic Services verzorgt er – op maat van de klant – alle gevraagde warehousing-activiteiten: van eenvoudige opslag, tot orderpicking, herverpakking, assemblage en just-in-time levering. Het bedrijf staat daarbij in voor de volledige logistieke ondersteuning, inclusief de opmaak van alle benodigde documenten.
Met DAC (Douane Advies Centrum) heeft De Wolf ook een apart douanekantoor in de groep. DAC verzorgt voor klanten alle douaneformaliteiten op maat.
Informatisering met een ROI van negen maanden
Informatisering was lange tijd totaal geen prioriteit bij Group De Wolf. Veel meer dan een eenvoudig boekhoudpakket en enkele Excel-files waren er in het bedrijf niet in gebruik. In 2002 besloot Jef De Wolf uiteindelijk toch in te gaan op een aanbod van Young & Partners. De IT-partner stelde voor over te stappen op de boekhoudmodule van Microsoft Dynamics NAV, in combinatie met het pakket NaviTrans, een oplossing voor de logistieke dienstverlener die op Dynamics NAV is gebaseerd.
“Zodra we met de transport module van NaviTrans van start gingen, kwamen de voordelen van informatisering onmiddellijk aan de oppervlakte”, vertelt Jef De Wolf. “Op het eerste gezicht veranderde het werk van de medewerkers van de boekhoudafdeling niet veel. Voorheen moesten ze ook informatie ingeven via de pc. Maar via NaviTrans verliep de facturatie daarna wel vanzelf. Dat zorgde voor een enorme tijdwinst bij de administratie. Op negen maanden tijd was de initiële investering al terugverdiend.”
WMS functionaliteit voor Red Line Logistic Services
Toen Group De Wolf drie jaar later met Red Line Logistic Services van start ging, besliste het bedrijf om ook hier te investeren in IT-ondersteuning. “Tijdens onze zoektocht naar een warehousepakket hebben we vier oplossingen geprobeerd”, zegt Jef De Wolf. “Drie daarvan deden niet wat we vroegen. De vierde oplossing wel, en dat was de WMS-module Public Warehouse van NaviTrans. Die oplossing is specifiek gericht op de behoeften van een logistiek bedrijf dat warehousediensten verleent aan externe klanten. Een belangrijk bijkomend voordeel is uiteraard dat we het pakket geïntegreerd is met de boekhouding in Dynamics NAV. Er was geen aparte integratie voor nodig.”
Meer nog, eenmaal het warehousepakket draaide, bezorgde het Red Line Logistic Services een belangrijk concurrentieel voordeel. “Klanten die een deel van hun logistiek uitbesteden verlangen van hun dienstverlener dat die in zijn warehouse met de modernste technologieën werkt. Wanneer klanten zagen hoe we onze activiteiten met het warehousepakket ondersteunen, was dat dikwijls een extra argument om naar ons over te stappen.”
Red Line Logistic Services koos bij de aankoop van NaviTrans Public Warehouse voor de versie die erop voorzien is in het magazijn met RF-technologie te werken. “Momenteel is die nog niet in gebruik, maar we zijn wel al de voorbereiding aan het treffen. Binnenkort installeren we in het magazijn de nodige hardware om draadloos te kunnen werken.”
Gebruik verder uitbreiden
Binnenkort stapt ook DAC over op het gebruik van NaviTrans. De Belgische douane kwam het pakket al inspecteren, onder meer in verband met de traceerbaarheid van de transportstromen. Het pakket bleek aan alle vereisten te voldoen. “Met DAC voeren we ook groepage uit”, vervolgt Jef De Wolf. “Dat brengt uiteraard extra complexiteit met zich mee. Met NaviTrans zullen we dat beter kunnen ondersteunen, onder meer via de planning van opdrachten, de automatische aflevering van vrachtbrieven, leverbonnen, enzovoort.”
Het project bij DAC geeft duidelijk aan dat Group De Wolf op termijn nog meer functionaliteit van NaviTrans in gebruik wil nemen. “Het pakket kan erg veel: te veel om in één keer uit te rollen. Naarmate de medewerkers steeds beter vertrouwd raken met NaviTrans, gaat het een stuk vlotter om het toepassingsgebied van het pakket uit te breiden.”
Zo wil Group De Wolf ook de rittenplanning van het wagenpark via NaviTrans optimaliseren, inclusief de communicatie met de chauffeurs via boordcomputers. Daarnaast werkt De Wolf vandaag op de implementatie van EDI, om zo sneller – en automatisch – data-uitwisseling toe te laten tussen NaviTrans Public Warehouse en de systemen van de klanten. Heel recent werd ook NaviTrans DMS aangekocht, een module waarmee De Wolf haar operationele documenten digitaal wil beheren op dossierniveau.
De onderneming geanalyseerd
Vandaag werken de negen administratieve medewerkers van Group De Wolf allemaal met NaviTrans. Ze maken er onder andere orders mee aan, waarmee het systeem de opdracht tarifeert en via Dynamics NAV automatisch de bijhorende factuur produceert.
“We beschikken in de boekhouding nu over een gedetailleerd analytisch inzicht in de werking van het bedrijf”, aldus Jef De Wolf. “Dat was vroeger niet het geval. Toen kregen we op het einde van een kwartaal alleen maar de geaggregeerde cijfers te zien. Vandaag is de rapportering veel duidelijker. We analyseren hoe de verschillende bedrijven presteren, hoe de omzet van klanten evolueert, enzovoort. Zo kunnen we veel sneller ingrijpen wanneer er ergens een probleem ontstaat. De cijfers uit de boekhouding zijn geëvolueerd tot informatie waarmee we het bedrijf concreet kunnen sturen.”
