GMI group implementeert Supply Chain integratie bij Com4 Distribution BV met Microsoft Dynamics NAV 2009 en Onetrail.net

“De klant plaatst een bestelling en eigenlijk hoeven we daarna niets meer te doen: dat is de efficiëntie en de kracht van de combinatie Onetrail.net en Microsoft Dynamics NAV 2009.”

Com4 Distribution BV uit Eindhoven is actief als groothandel en distributeur in computeronderdelen. Het nog jonge bedrijf, dat vandaag een omzet haalt van 20 miljoen euro, wilde een volledige Supply Chain integratie met klanten en leveranciers tot stand brengen. Op deze manier zou Com4 nog beter het hoofd kunnen bieden aan de toenemende druk op de verkoopmarges en ook de klantentevredenheid verder verbeteren. Com4 koos voor het Belgische informaticabedrijf GMI group, een Microsoft Gold Certified Partner. GMI group integreerde het bedrijfssysteem Microsoft Dynamics NAV 2009 met Onetrail.net, het platform voor elektronische uitwisseling van informatie over artikelen en orderverwerking.

Com4 Distribution BV is actief als groothandel en distributeur in computeronderdelen. Vanuit Eindhoven levert het bedrijf een compleet
assortiment, dat afkomstig is van zo’n 25 distributeurs, aan resellers in heel Europa. Alles samen telt Com4 ongeveer 1.000 klanten, waarvan 50% wekelijks een bestelling plaatsen.

Com4, dat vandaag met 25 werknemers een omzet haalt van 20 miljoen euro, ademt duidelijk het dynamisme en ondernemerschap van haar twee jonge zaakvoerders. Naast de Business-to-Business activiteit als distributeur, is Com4 ook actief in de Business-to-Consumer markt met twee eigen winkels en een Webshop.

Sage

Een belangrijke strategiewijziging bij Com4 was meteen de aanleiding om het bestaande softwaresysteem in vraag te stellen. Ronald van den Broek, zaakvoerder bij Com4 Distribution BV: “Sinds een tijdje was onze aandacht sterk gericht op de verkoop van grote partijen. Daardoor waren we onze kleinere klanten echter wat uit het oog verloren en die wilden we voortaan nog beter kunnen helpen. Om het orderproces geautomatiseerd te laten verlopen moesten we een volwaardige Supply Chain integratie tot stand brengen.”

Het bestaande softwarepakket Sage dat Com4 toen gebruikte, paste niet meer in de toekomststrategie van het bedrijf. “Het grote probleem was dat Sage niet over de nodige functionaliteiten beschikte en niet aangepast kon worden aan onze specifieke behoeften. Van XML-ondersteuning was bij Sage bijvoorbeeld geen sprake”, aldus Ronald van den Broek.

Com4 ging dan ook op zoek naar een nieuwe bedrijfsoplossing, en verschillende bekende producten werden onder de loep genomen. SAP Business One bleek niet voldoende performant en SAP All-in-One was dan weer te zwaar voor het nog jonge bedrijf. De keuze viel dan ook op Microsoft Dynamics NAV 2009: “Wat ons in Microsoft Dynamics NAV 2009 aansprak, was de gebruiksvriendelijkheid en het feit dat het pakket volledig aanpasbaar is aan onze behoeften”, stelt Ronald van den Broek. Informaticapartner GMI group kon Com4 overtuigen met een professioneel projectvoorstel voor de implementatie van het nieuwe systeem.

Supply Chain integratie

“Als distributiebedrijf kan je alleen succesvol blijven als je de kosten onder controle houdt en tegelijk kwaliteit blijft leveren. Daarom staat Suppply Chain integratie bij Com4 Distribution bovenaan het prioriteitenlijstje. Onze klanten en leveranciers verwachten real-time gegevens over producten, prijzen en voorraad en willen orders zo efficiënt mogelijk afhandelen. Wij moeten er dus naar streven om manuele processen tot een minimum te beperken”, aldus Ronald van den Broek.

Com4 zocht een manier om zo efficiënt mogelijk de Supply Chain van klanten en leveranciers te integreren binnen het bedrijfssysteem Microsoft Dynamics NAV 2009: van het online raadplegen van product- en prijsinformatie tot het volledig automatisch afhandelen van orders.

Als platform voor de uitwisseling van informatie koos Com4 voor het Onetrail.net platform, een dienst die binnen de ICT sector al frequent gebruikt wordt. Onetrail.net vormt een centrale hub die de logistieke en administratieve processen tussen handelspartners automatiseert en standaardiseert. Op die manier is Onetrail.net een elektronisch doorgeefluik tussen de verschillende orderverwerkingssystemen van klanten en distributeurs.

In het verleden had Com4 permanent 500 à 1.000 artikelen in voorraad. Met de overstap naar een geïntegreerde Supply Chain kon het bedrijf deze voorraad sterk afbouwen: via ‘drop shipments’ konden de bestellingen immers rechtstreeks door de leverancier bij de klant geleverd worden. De grote uitdaging voor Com4 bestond natuurlijk in de koppeling tussen Microsoft Dynamics NAV 2009 aan de ene kant en Onetrail.net aan de andere kant. Informaticapartner GMI group realiseerde deze koppeling.

Integratie met leveranciers

In het verleden moest Com4 prijs- en artikelinformatie op basis van leveranciersbestanden manueel up-to-date houden. Het gebeurde dan ook weleens dat klanten bestellingen plaatsten op basis van verkeerde artikelinformatie. De Onetrail Purchase Connector zorgt ervoor dat elektronische artikelinformatie van leveranciers automatisch wordt ingelezen in Microsoft Dynamics NAV 2009: artikelnummer, technische specificaties, foto’s, prijzen, …

Ronald van den Broek: “Vandaag weten wij dat heel ons artikelassortiment permanent up-to-date is, zonder dat hier enige manuele handeling komt bij kijken. Klanten van Com4 kunnen steeds bestellingen plaatsen up basis van up-to-date informatie: dat kan de klantentevredenheid alleen maar ten goede komen.”

Ook het plaatsen van bestellingen naar leveranciers toe gebeurt vandaag volledig geautomatiseerd. Vanuit Microsoft Dynamics NAV 2009 wordt een order geplaatst, en zorgt Onetrail.net voor de verdere afhandeling van de hele orderprocedure, van het doorsturen van de orderbevestiging tot de leveringsbon en de elektronische factuur, die dan weer in Microsoft Dynamics NAV 2009 wordt ingelezen.

Integratie met klanten

De Onetrail Sales Connector zorgt ervoor dat klanten steeds over correcte artikelinformatie (omschrijving, prijs, voorraad,…) kunnen beschikken: de B-to-B en B-to-C web sites van Com4 worden rechtstreeks gevoed vanuit de centrale database in Microsoft Dynamics NAV 2009. Iedere klant krijgt bovendien enkel de prijzen te zien die op hem van toepassing zijn.

Ook het orderbeheer werd dankzij de integratie van Onetrail.net en Microsoft Dynamics NAV 2009 volledig geautomatiseerd: inkooporders die door klanten geplaatst worden, worden rechtstreeks gecreëerd in Microsoft Dynamics NAV 2009 als verkooporder. Het hele orderverwerkingsproces loopt vanaf dan zonder manuele interventie: orderbevestiging, leveringsbon en facturatie.

“De klant plaatst een bestelling en eigenlijk hoeven we daarna niets meer te doen: dat is de efficiëntie en de kracht van de combinatie Onetrail.net en Microsoft Dynamics NAV 2009, zegt Ronald van den Broek.

Webshop

De commerciële activiteiten van Com4 worden verder ondersteund door 3 Webshops of portals die door GMI group werden geïmplementeerd en aangestuurd worden vanuit de centrale database in Microsoft Dynamics NAV 2009.

“Het voordeel is dat je met zo’n Webshop steeds verder kan gaan in de dienstverlening aan de klant: iedere vorm van informatie die in het bedrijfssysteem zit, zou je voor de klant toegankelijk kunnen maken”, stelt Ronald van den Broek.

Klantentevredenheid

Ronald van den Broek: “Het gaat niet alleen om het optimaliseren van processen, maar ook om het leveren van correcte informatie aan klanten voor en na de bestelling: hoeveel is er nog in voorraad? Wat is de status van de bestelling en wanneer wordt die uitgeleverd? Dàt zijn factoren die mee de klantentevredenheid bepalen.”

“Dankzij Onetrail.net, Microsoft Dynamics NAV 2009 en de deskundigheid van GMI group hebben we niet alleen een krachtig antwoord in huis op de toenemende druk op marges in onze sector; we beschikken ook over een instrument om de dienstverlening aan onze klanten te optimaliseren”, besluit Ronald van den Broek.