Dankzij NaviTrans loopt de transportplanning bij Westerlund voortaan op rolletjes

“NaviTrans is heel logisch opgebouwd en de taken volgen elkaar op volgens een vast stramien. Dat verplicht onze medewerkers om heel grondig te werk te gaan en alles volledig in te vullen. Als positief gevolg treden er minder fouten op en beschikken we over correcte statistische cijfergegevens.”

De Westerlund Group is een internationaal gerenommeerde specialist in de behandeling en het transport van forest products (vnl. papier en papierpulp). De distributie afdeling kende de voorbije jaren een sterke groei door een uitbreiding van het dienstenpallet. De oude versnipperde softwareapplicaties waren echter niet afgestemd op deze groei. Young & Partners implementeerde bij Westerlund hun eigen ontwikkelde logistieke oplossing NaviTrans, op basis van Microsoft Dynamics NAV. NaviTrans bestaat uit 3 modules WMS, TMS en Forwarding waarvan bij Westerlund Transport en Forwarding succesvol geïmplementeerd werden.

De Westerlund distributiegroep is internationaal gerenommeerd als specialist in forest products (vnl. papier en papierpulp) voor alle grote en kleine producenten in de papierindustrie, waaronder Eurocan, UPM, M-Real, Votorantim, Mondi, … . Westerlund steunt op twee peilers: Westerlund Terminals in Antwerpen, Rouen (Frankrijk), Changshu (China) en het sterke terminalnetwerk binnen de groep enerzijds, en Westerlund Distribution anderzijds, dat via een dedicated customer service team douanediensten en transport aanbiedt. Op die manier wil Westerlund een one-stop shop zijn voor haar klanten. In 2008 werd Westerlund overgenomen door Euroports, en maakt er sindsdien deel uit van de divisie BPH (Benelux Port Holding), wat de reikwijdte van de onderneming nog vergroot.

In 1903 is er voor het eerste sprake van Westerlund in de Antwerpse haven. Ondertussen heeft Westerlund hier de grootste terminal voor forest products ter wereld uitgebouwd, met twee kilometer kaai en 260.000 m2 stockageruimte. Jaarlijks worden er 6 miljoen ton producten behandeld, waarvan 50% papier en pulp en 50% general cargo, staal en project cargo. Westerlund Distribution organiseert jaarlijks 15.000 transporten per weg, per spoor, via binnenvaart of over zee. De omzet bedroeg 23 miljoen euro in 2007.

Nieuwe software voor Westerlund Distribution

Omdat Westerlund de voorbije jaren haar logistieke diensten grondig heeft uitgebouwd, kon de onderneming meer nieuwe klanten aantrekken en tegelijk de bestaande klanten meer diensten aanbieden, waardoor de omzet op vier jaar tijd verdubbelde. Meer groei betekent ook meer administratie en dat was buiten de toenmalige IT infrastructuur gerekend.

Westrex, het in-house forwarding pakket, beschikte bijvoorbeeld niet over TMS functionaliteit. Er waren wel linken gelegd met EastWest, het stockbeheersysteem, maar die werkten niet optimaal. De boekhouding gebeurde dan weer in een compleet gescheiden toepassing.
Etienne Leneveu, IT Manager: “Om verder te groeien moesten we een belangrijke keuze maken: investeren in meer personeel of in een geïntegreerde softwaretoepassing. We kozen voor de software omdat die op termijn wel onze efficiëntie, maar niet onze kosten opdrijft.”

Een globaal project met NaviTrans

Midden 2006 legde Westerlund haar oor te luister bij de collega’s om te horen welke software zij gebruikten en of ze er tevreden over waren. Westerlund wilde niet alleen alle gegevens en functionaliteit bundelen binnen één systeem; er moest ook extra functionaliteit komen voor de automatisering van de planning (TMS) en het opstellen van management rapporten (Business Intelligence).

Michel Verresen, Logistics Co-ordinator bij Westerlund: “Onze interesse ging al snel uit naar NaviTrans van Young & Partners omdat dit pakket sterk aanleunde bij onze manier van werken. Hun kennis van de maritieme sector trok ons tenslotte over de streep.”

Van maart tot juli 2007 voerde men een preanalyse uit. Het systeem ging live in oktober 2008 met opmerkelijk weinig problemen. Drie maand later werd NaviTrans ook in Rouen in gebruik genomen.

Ondanks het feit dat Rouen vooral een exportterminal is en Antwerpen eerder import en distributie realiseert, is NaviTrans een ideale oplossing voor beide afdelingen. Terwijl men in Antwerpen voor 90% gebruik maakt van de module NaviTrans Transport en slechts 10% van NaviTrans Forwarding, is deze verhouding in Rouen net omgekeerd. Het systeem telt vandaag 28 gebruikers in Antwerpen en 40 in Rouen.

Complexe tariefstructuur

Naast de reeds bestaande uitgebreide tariefstructuur in NaviTrans, zette Young & Partners speciaal voor Westerlund een nieuwe complexe tariefstructuur op in NaviTrans gebruik makend van matrices, waarbij de tarieven sterk afhangen van het type transport en het type goederen (pallet, rol,etc.). Zo bestaan er andere tarieven voor transporten met jolodasystemen, plateauwagens, tautliners, etc. Verder zijn alle behandelingsprijzen in het systeem gestopt, bv. voor het lossen of herladen van een boot, wagon of vrachtwagen.

“We hebben veel tijd gespendeerd aan de ingave van alle aan- en verkooptarieven en behandelingsprijzen, maar dankzij deze inspanning kunnen de planners vandaag lucratievere transporten organiseren. Bovendien kunnen we heel snel prijstabellen updaten, terwijl de historiek altijd bewaard blijft”, weet Etienne Leneveu.

Evaluatie van activiteiten en onderaannemers

NaviTrans kan heel wat bedrijfskritische informatie opleveren eenmaal de juiste parameters zijn ingesteld. Zo liet Westerlund activiteitscodes toekennen aan elke contractlijn (bv. transport, douane, expeditie, etc.). Op die manier kan na afloop de omzet per klant of per contract geëvalueerd worden op verschillende niveaus.

Westerlund is tevens ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Eén van de eisen om dit te behouden, is een continue evaluatie van alle onderaannemers zodat de kwaliteit van de transporten verzekerd is. Elk uitgevoerd transport krijgt in NaviTrans een bepaalde quotatie op basis van de staat van de goederen, de leveringstermijn, etc. Op het eind van de maand stelt NaviTrans automatisch rapporten op per leverancier, met daarin hun gebrekenpercentage.

De TMS functionaliteit van NaviTrans

De voorbije twintig jaar gebeurde de planning bij Westerlund nog met pen en papier. Vandaag, met NaviTrans, verloopt alles geautomatiseerd. Michel Verresen getuigt: “Vroeger was er veel verbale communicatie nodig voor de opvolging van een transport. En het werd al helemaal tijdrovend als er documenten verloren gingen. Nu kunnen we alles op het scherm volgen. De automatisering van de planning zal ons toelaten om meer transporten zelf te organiseren.”

De koppeling met EastWest verloopt ook foutloos. Veel klanten bestellen goederen via EDI, die automatisch worden gereserveerd in EastWest. De expediteur vergelijkt voorraad met bestelling, maakt een dossier aan in NaviTrans, waarna het transport wordt ingepland.

Toekomstplannen

Westerlund denkt ondertussen na over de implementatie van een Document Management Systeem (DMS). “Als fiscaal vertegenwoordiger zouden we graag elk afgetekend CMR document digitaal kunnen bewaren per dossier. Hetzelfde geldt voor inkomende facturen: via OCR zouden we deze kunnen inlezen en toekennen aan dossiers, zodat ze nadien makkelijk consulteerbaar zijn voor financiële controles”, vertelt Etienne Leneveu.

Besluit

Etienne Leneveu: “NaviTrans is heel logisch opgebouwd en de taken volgen elkaar op volgens een vast stramien. Dat verplicht onze medewerkers om heel grondig te werk te gaan en alles volledig in te vullen. Dit kost hen iets meer tijd, maar als positief gevolg treden er minder fouten op en beschikken we over correcte statistische cijfergegevens. Dus geen nare verrassingen meer bij financiële controles achteraf.”

Over Young & Partners weet Michel Verresen het volgende te vertellen: “Young & Partners wees ons twee consultants toe voor transport en forwarding. Door hun goede kennis van de sector ontstond er vrij snel een boeiende wisselwerking. Per slot van rekening zijn het de consultants die in belangrijke mate bijdragen aan het succes van een IT project.”