Bopro digitaliseert factuurstroom met PPM.net van Ex Arte

“Dankzij PPM.net kent de boekhoudafdeling de status van de inkomende facturen. Dat laat ons toe de betalingstermijnen te respecteren, correcte feedback te bezorgen en intern beter te rapporteren.”

Bopro is als integrale vastgoeddienstverlener actief in het beheer van de volledige levenscyclus van gebouwen. Bopro stapte voor zijn boekhouding over op Microsoft Dynamics NAV. Dat platform bood de mogelijkheid om de stroom inkomende en uitgaande facturen te optimaliseren en te automatiseren met PPM.net, de documentbeheeroplossing van informaticapartner Ex Arte. Het project vormt een eerste fase in het streven van Bopro naar de digitalisering van de volledige documentenstroom.

Bopro is een integrale vastgoeddienstverlener. In opdracht van leasingbedrijven, banken, overheden, rusthuizen en andere klanten beheert en ondersteunt het bedrijf de volledige levenscyclus van gebouwen. Dat gaat van de uitvoering van audits en regiestudies als voorbereiding op renovatietrajecten, tot de begeleiding van nieuwbouw-projecten en het onderhoud en het beheer van bestaande gebouwen. Voor de operationele taken stelt Bopro externe partijen aan. Het bedrijf heeft zelf geen arbeiders in dienst. De veertig medewerkers in de vestigingen van Bopro in Mechelen en Gent zijn ingenieurs en architecten. Ook de ICT-ondersteuning van het bedrijf is uitbesteed. Bopro heeft een ICT-coördinator in dienst die de samenwerking met de externe partijen begeleidt.

In het verleden werkte Bopro met de boekhoudsoftware Popsy van Systemat. Toen Bopro een acquisitie uitvoerde van een bedrijf dat Venice van C-Logic in huis had, bleek dat er nood bestond aan één geïntegreerde boekhouding binnen één pakket. “Tegelijk was dat een gelegenheid om ook functioneel een uitbreiding door te voeren”, zegt Stefan Van Thienen, de ICT-coördinator bij Bopro. “We gingen op zoek naar functionaliteit om de verdeling van de kosten over de huurders van een gebouw in de boekhouding zelf uit te voeren. De huurders betalen elk een deel van de gemaakte kosten voor onderhoud, interventies, enzovoort. Vroeger hielden we die informatie bij in Excel en Access bestanden, buiten de boekhouding. We wilden graag een oplossing die de informatie mee zou nemen in de boekhouding.”

Microsoft Dynamics NAV

Stefan Van Thienen was zich bewust dat er een stukje maatwerk bij zou komen kijken. Door te kiezen voor Microsoft Dynamics NAV wilde hij vermijden dat het bedrijf zich op termijn zou vast rijden in een technologie waar te weinig kennis over bestaat, of waar op termijn geen ondersteuning voor te vinden zou zijn. “Het gebruik van Microsoft is zo wijdverbreid dat we op dat vlak zeker safe zitten”, aldus Stefan Van Thienen. Voor de implementatie koos Bopro voor informaticapartner iFacto, een bedrijf dat eerder al ervaring had opgedaan bij vergelijkbare projecten. Op twee maanden rondde iFacto de implementatie van Microsoft Dynamics NAV af.

Een bijkomend voordeel van Dynamics NAV bij Bopro is de vlotte communicatie tussen het boekhoudpakket en een maatwerkoplossing die op SQL is gebouwd. Het gaat om een tool waarin een aantal functies werden samengebracht: resource planning, de interne financiële projectopvolging en de aansturing van de verkoopfacturatie. De applicatie berekent ook wat het aandeel is van iedere klant in de totale kosten van een gebouw is; deze informatie wordt daarna in Microsoft Dynamics NAV ingelezen.

Digitalisering van facturen

Na de implementatie van Dynamics NAV volgde een tweede project: de digitalisering en automatisering van de verwerking van de aankoopfacturen. Bij die opdracht koos Bopro voor de implementatie van PPM.net (Paperless Process Management) door informaticapartner Ex Arte. Die oplossing is volledig in Dynamics NAV ingebed.“Bij andere, functioneel vergelijkbare pakketten ontbrak die nauwe integratie en waren er telkens interfaces naar NAV nodig. Dat had de implementatie alleen maar complexer en langer gemaakt.”

Voor de komst van PPM.net gaven de medewerkers van de boekhoudafdeling van Bopro de gegevens van een aankoopfactuur in vier tot vijf verschillende systemen in. Ze hielden een overzicht van de inkomende facturen bij in Excel, ze moesten de data ook inbrengen in de tool voor de kostenverdeling, in een toepassing voor budgetopvolging, enzovoort. Die manier van werken was bijzonder tijdsintensief en het overtikken van de gegevens veroorzaakte onvermijdelijk een foutenlast. Bovendien leverde dat werk weinig efficiëntie.

“Ook al bevond de informatie over de facturen zich in verschillende systemen, het bleek toch niet mogelijk de factuurstromen vlot op te volgen”, zegt Stefan Van Thienen. “We konden er niet uit afleiden wat de status van een factuur was, waar ze zich ergens in het verwerkingsproces bevond, of waarom ze eventueel geweigerd was. Er was nauwelijks feedback over de aankoopfacturen naar de boekhouding. Daarom wilden we een oplossing die ons meer informatie zou bieden, om een duidelijk zicht te hebben op de verwerking van de inkomende facturen en om daar beter over te kunnen rapporteren.”

Workflow met PPM.net

Dankzij het gebruik van PPM.net verloopt de verwerking en opvolging van de inkomende facturen nu via één duidelijk gedefinieerde stroom. Helemaal aan het begin van het proces vindt het inscannen van de facturen plaats. Het gaat om een zelflerende toepassing. Het systeem herkent de informatie die het nodig heeft: de naam van de klant, het btw-nummer, het factuurbedrag, enzovoort. Op vandaag herkent het systeem zowat 85 procent van de facturen automatisch.

PPM.net stuurt de ingelezen factuur door naar Microsoft Dynamics NAV onder de vorm van een factuurvoorstel. In PPM.net werden diverse workflows gedefinieerd, afgestemd op de verschillende aankoopactiviteiten van het bedrijf. Op basis van de gegevens op de factuur herkent het systeem om welk type factuur of project het gaat, en met deze informatie zal PPM.net de juiste workflow opstarten, zodat de juiste personen bij het goedkeuringstraject ingezet worden.

Stefan Van Thienen: “Gaat het om een factuur in het kader van het beheer van een gebouw, dan weet het systeem bijvoorbeeld dat de factuur eerst via de besteller moet passeren, dat ze daarna ter goedkeuring moet worden voorgelegd en dat ze vandaar terug moet keren naar de boekhoudafdeling.”

Met PPM.net kunnen medewerkers facturen goedkeuren en naar de volgende stap in de workflow doorgeven. Het systeem verwittigt hen via e-mail wanneer een factuur op goedkeuring wacht of wanneer de termijn voor goedkeuring dreigt te verlopen.

Extra analytische informatie

Tijdens het goedkeuringstraject laat PPM.net de medewerkers ook toe om extra analytische informatie toe te voegen aan facturen. Dit is van cruciaal belang omdat Bopro als vastgoedbedrijf heel vaak werkt met verdeelsleutels, waarbij bepaalde kostenfacturen moeten verdeeld worden onder meerdere huurders: een vaak voorkomend voorbeeld zijn facturen voor verwarming en elektriciteit. Zo worden facturen meteen in Microsoft Dynamics NAV ingeboekt met de juiste analytische informatie.

Dankzij die manier van werken kan Bopro klanten en leveranciers concrete feedback bezorgen wanneer er vragen rijzen bij een bepaalde factuur. Stefan Van Thienen: “Het grote voordeel van de nieuwe aanpak is dat onze boekhouders nu op ieder moment kunnen zien wat de status van een factuur is. Ze weten of er opmerkingen zijn en of de factuur al werd goedgekeurd. Pas wanneer er goedkeuring is, boeken ze de factuur definitief in Microsoft Dynamics NAV.”

Verkoopfacturen

Ook bij de verkoopfacturatie wordt PPM.net vandaag actief ingezet. Voor grote en langdurige projecten worden via een financiële planningtool heel wat facturen uitgestuurd. In het verleden bleek de informatie op de facturen vaak onvolledig en de manuele controle van iedere verkoop-factuur door de betrokken projectleider zou dan weer heel wat tijdverlies met zich meebrengen.

Om dit proces efficiënter te laten verlopen, bouwde Ex Arte in PPM.net een oplossing waarmee eerst in pdf-formaat een voorstel van iedere verkoopfactuur wordt gecreëerd. Het factuurvoorstel doorloopt dan een workflow (gelijkaardig aan het proces voor inkoopfacturen), en projectleiders kunnen hun akkoord geven alvorens de factuur naar de klant wordt uitgestuurd.

Toekomst

Bopro wil de digitalisering van haar administratie alvast verder uitbreiden. Het bedrijf wil immers in de toekomst ook de processen die verbonden zijn aan geweigerde facturen, klachtenbrieven en creditnota’s verder optimaliseren.

“Vandaag verliezen we veel tijd met het koppelen van een creditnota of klachtenbrief aan de juiste factuur. Met PPM.net willen we één en ander digitaliseren zodat factuur en creditnota gekoppeld zijn, samen geboekt worden en ook de betaling eenvoudiger kan gebeuren”, aldus Stefan Van Thienen.

Stefan Van Thienen kan nu alvast al terugkijken op een positieve samenwerking met Ex Arte: “Wat we vooral kunnen waarderen bij Ex Arte is hun flexibiliteit: het project wordt vanaf de analysefase professioneel beheerd, maar ze zijn flexibel genoeg om tijdens het ontwikkelingstraject nog bij te sturen wanneer dit nodig blijkt.”