ICT-dienstenleverancier Aurelium versterkt klantgerichte aanpak met informaticapartner GMI group

“GMI group was de enige informatica-partner die echt met een visie kon uitpakken rond Projects & Professional Services Solutions en bovendien deze visie ook in de praktijk kon waarmaken.”
Koen Slootmaeckers, algemeen directeur, Aurelium

Aurelium, dat in 1987 ontstond, is uitgegroeid tot een gekende leverancier van ICT-diensten voor de KMO. Het bedrijf bleef steeds mee evolueren met technologische innovaties en combineerde haar expertise met een sterke aandacht voor de individuele gebruiker van ICT-systemen. Om haar klantgerichte aanpak verder te versterken, wenste Aurelium over te schakelen van verschillende geïsoleerde ICToplossingen naar één gecentraliseerd systeem. Aurelium vond in GMI group uit Herentals de geschikte partner om de implementatie van Microsoft Dynamics NAV als geïntegreerde bedrijfsoplossing voor onder andere contractbeheer, resourceplanning en CRM, tot een goed einde te brengen.

Aurelium NV, gevestigd in Kontich, is een succesvolle ICT-dienstenleverancier met 42 medewerkers en een jaaromzet van zeven miljoen euro. De oorsprong van het bedrijf gaat terug tot 1987, toen Koen Slootmaeckers Faxcom Maintenance oprichtte. De activiteiten beperkten zich oorspronkelijk tot ‘Third Party Maintenance’: de installatie en herstelling van telefaxtoestellen, PC’s en printers. Op vraag van de klanten breidden de activiteiten zich geleidelijk aan uit naar de verkoop van hardware en ruimere dienstverlening rond ICT-infrastructuur.
Koen Slootmaeckers, algemeen directeur bij Aurelium: “Als je wil groeien, moet je vernieuwen. We zijn er in al die jaren in geslaagd om steeds de juiste keuzes wat betreft technologische vernieuwingen te maken. Zo was Aurelium er als één van de eerste bij om Windows NT te implementeren, toen de markt nog niet echt in het product geloofde. Het voordeel is dat we op die manier vaak in een vroeg stadium heel wat kennis in huis halen en onze concurrenten voor kunnen blijven. Zo bouwden we de afgelopen jaren bijvoorbeeld een stevige expertise uit rond Microsoft SharePoint.”

Mensen centraal

Met een naamsverandering van Faxcom naar Aurelium, luidde het jaar 2000 een belangrijke mijlpaal in voor het bedrijf. Een nieuwe strategie vertaalde zich in een sterk en consistent verkoopsverhaal: de waarde van de ICT-infrastructuur blijkt volgens Aurelium niet alleen uit een efficiënte implementatie, maar ook uit het dagelijks beheer en de optimalisatie van het gebruik ervan. In de filosofie van Aurelium staat de mens centraal.

“Wij denken dat de rol van ICT in een onderneming is om mensen optimaal te laten functioneren en hen een meer aangename en voldoeninggevende werkomgeving te bieden. Deze filosofie heeft ook haar weerslag op de manier waarop wij vaste klantencontracten opmaken: premies worden bijvoorbeeld niet meer berekend op basis van de kostprijs van de hardware, maar van de functie die ieder toestel bekleedt in het bedrijf”, aldus Koen Slootmaeckers.

Aurelium stelt voor iedere klant een klantenteam samen, bestaande uit mensen met diverse specialiteiten: een
commercieel verantwoordelijke, een network consultant, een user coach, een hoofd- en een backup-engineer.

Eilandautomatisering

Sinds 2004 werkte Aurelium al met de financiële module van Microsoft Dynamics NAV. Daarnaast maakte het bedrijf echter voor de dagelijkse bedrijfsvoering gebruik van zelf ontwikkelde toepassingen in Access, onder andere voor voorraad- en servicebeheer. Verder werd ook Microsoft Excel dagelijks ingezet.

“Het resultaat was dat sommige gegevens 3 of 4 keer ingevoerd werden in verschillende applicaties. Dit betekende voor Aurelium puur tijdverlies. We hebben dan ook de beslissing genomen om op basis van Microsoft Dynamics NAV naar één geïntegreerd systeem te gaan”, stelt Koen Slootmaeckers.

Bij de zoektocht naar een geschikte informaticapartner stootte Aurelium op GMI group. “GMI group was de enige informaticapartner die echt met een visie kon uitpakken rond Projects & Professional Services Solutions en bovendien deze visie ook in de praktijk kon waarmaken”, zegt Koen Slootmaeckers.

Dienstverlening rond contracten

De dienstverlening van Aurelium is in sterke mate uitgebouwd rond contracten. Met diverse formules op basis van puntencontracten of jaarcontracten, heeft Aurelium een dienstenaanbod in huis dat beantwoordt aan de specifieke noden van iedere klant.

Een klantenportaal, PiazzaPortal, ontwikkeld met Microsoft SharePoint en verbonden met Microsoft Dynamics NAV dient dan weer als centraal knooppunt voor informatievoorziening aan iedere klant: hij kan er raadplegen welke interventies op de planning staan, hoeveel punten hij nog heeft staan, wanneer zijn contract vervalt, enz.

In Microsoft Dynamics NAV vond Aurelium het platform dat toelaat om hun complexe wensen betreffende contractbeheer in een werkbare oplossing te gieten. Een pluim voor de medewerkers van GMI group, die erin geslaagd zijn om de visie van Aurelium te vertalen naar een bedrijfsoplossing in Microsoft Dynamics NAV. Alle processen bij Aurelium hangen immers met elkaar samen: een interventieaanvraag leidt tot het inplannen van resources, het creëren van een werkbon, die dan weer in functie van de klant geboekt wordt op een factuur of op een klantencontract… alles gebeurt voortaan vanuit één geïntegreerd systeem.

De klantgerichtheid van Aurelium uit zich in een ‘holistische’ visie op de klant. Vanuit de CRM-module in Dynamics NAV krijgen de medewerkers van Aurelium toegang tot alle relevante informatie die op een specifieke klant betrekking heeft. Het feit dat alle bedrijfsinformatie op een consistente manier wordt verwerkt, heeft Aurelium ook toegelaten om met behulp van Microsoft SharePoint op efficiënte wijze projecten te beheren door rechtstreeks gegevens in Microsoft Dynamics NAV aan te spreken.

Projectleiding

Koen Slootmaeckers wijst erop dat de impact van de invoering van een nieuw bedrijfssysteem op de interne organisatie niet mag onderschat worden. Een interne medewerker die voldoende tijd vrijmaakt, is noodzakelijk om het project tot een goed einde te brengen en bijgevolg een extra investering die van bij het begin moet ingecalculeerd worden.

Koen Slootmaeckers: “Ook de rol van ons aanspreekpunt bij GMI group was hierbij van cruciaal belang. Hij luisterde naar onze wensen en was door zijn praktijkervaring met bedrijfsprocessen in staat om een brug te vormen tussen onze wensen aan de ene kant en wat effectief kon gerealiseerd worden in Microsoft Dynamics NAV aan de andere kant.”

Besluit

Aurelium bestond qua informatisering vroeger uit vier aparte werelden; vandaag zijn deze werelden samengebracht tot één, met een enorme tijdwinst tot gevolg. Het Microsoft Dynamics NAV platform staat bovendien garant voor betrouwbaarheid en openheid naar andere toepassingen.

“Het aantal contracten is verdubbeld in volume, maar de tijd die we aan de administratie besteden is vandaag minder dan de helft. De kracht van GMI group is dat zij met Microsoft Dynamics NAV - en hun geïntegreerd applicatieplatform voor Projects & Professional Services Solutions - een degelijke en robuuste oplossing hebben gebouwd, aangepast aan onze manier van werken”, besluit Koen Slootmaeckers.